AdminGuide:Service:Voicemail/en

Description

This service lets a KalliopePBX user receive voice messages even when they are unable to answer a call.

Each voicemail box is linked to an extension. Enabling a voicemail box does not mean that calls to that extension will be sent to voicemail, simply that a voicemail box exists for the user. Whether or not a call is forwarded to voicemail depends on the configured failover actions for the user (as well as other failover/routing rules).

Once a message has been recorded, the user can be notified in various configurable ways:

• a LED on the phone that lights up whenever a message is in the voicemail box (MWI – Message Waiting Indicator);
• a notification email;
• an email containing the audio file of the message in the voicemail box.

Whenever a caller is redirected to the voicemail box, before leaving a message they will hear an "audio guide" comprised of two parts:

• a greeting message that corresponds to the audio file: "the extension XXX is currently unavailable/busy" (depending on the reason the call was forwarded to voicemail);
• an instructional message corresponding to the audio file: "please leave a message after the tone, then hang up or press #".

After the message, the caller will be able to record their message.

N.B.: The system will not record messages shorter than 3 seconds.

To listen to messages in their voicemail box, the user must dial the voicemail service code (by default 801) followed by their extension number. KalliopePBX will then ask them to input their password, i.e. the service PIN of their extension.

If the user does not dial their extension number, KalliopePBX will play an audio message prompting them to do so.

Once the user has been authenticated, the audio guide will present the options to listen to, delete, or archive messages.

The user can also consult their voicemail box directly from KCTI Mobile. In this case, if the option to send audio messages via email is enabled then "Delete forwarded messages from Kalliope" must not be selected.

Configuration

The service can be enabled/disabled in the PBX -> Numbering plan page.

The service code can be changed in the PBX -> Numbering plan page.

Enabling extensions to use a voicemail box and configuring the voicemail itself is done through the PBX -> Extensions page.

In questo pannello, inserendo una relativa mail, è possibile abilitare la notifica dei nuovi messaggi in casella vocale tramite mail, inoltrare i messaggi vocali come file allegati e cancellare da Kalliope i messaggi vocali inoltrati.
E’ inoltre possibile attivare / configurare la casella vocale tramite l’import del file di provisioning degli interni. In questo caso le colonne da compilare nel file di provisioning sono le seguenti:

• voicemailEmailAddress: indirizzo mail
• notifyEnabled: Notifica nuovi messaggi in casella vocale tramite mail
• attachEnabled: Inoltra i messaggio vocali come allegati
• deleteEnabled: Cancella da Kalliope i messaggi vocali inoltrati
• voicemailEnabled: Abilita la casella vocale
  

Per quanto riguarda la personalizzazione della voce guida, la prima parte è modificabile attraverso il telefono, contattando il codice di servizio della voicemail e seguendo le istruzioni impartite dalla “voce guida.
Il KalliopePBX dopo aver effettuato l’autenticazione dell’utente richiede di , premere zero per accedere alle opzioni di casella di posta e quindi di premere 4 per registrare il proprio messaggio provvisorio di saluto (N.B. è possibile anche registrare un messaggio vuoto di un secondo senza voce se non si vuole sentire nulla).
La prima parte è modificabile attraverso il telefono, chiamando 801 (o relativo numero modificato dal piano di numerazione) e seguendo le istruzioni (chiederà prima la casella vocale (ovvero l'interno), poi la password (della casella vocale), successivamente premere zero per le opzioni di casella di posta e infine premere 4 per registrare il proprio messaggio provvisorio di saluto (N.B. è possibile anche registrare un messaggio vuoto di un secondo senza voce se non si vuole sentire nulla). La seconda parte del messaggio al momento non è possibile cancellarlo o modificarla.

Nota: Abbiamo inserito nella nostra roadmap la possibilità di modificare anche il messaggio d'istruzione. Daremo info dell'uscita nei nostri changelog sul Wiki KalliopePBX (link) e aggiorneremo di conseguenza questo paragrafo.

Esempio di configurazione

La casella vocale viene abilitata / configurata nel pannello di configurazione dell’interno

La casella vocale, una volta abilitata, è pronta per essere utilizzata come azione di failover per il relativo interno.

Interoperabilità con dispositivi di terze parti

È possibile configurare una function key per l’accesso diretto alla casella vocale. Tale funzione si ottiene semplicemente configurando un tasto del telefono come “Speed dial” e avente come valore il numero della casella vocale + interno (ad es. in caso di numero di casella vocale 801 e interno 840 il valore sarà 801840).
Una volta digitato il relativo tasto il telefono comporrà il numero descritto nel campo valore e di conseguenza una voce guida chiederà direttamente la password per l’accesso alla casella vocale.

Un esempio su un telefono Yealink T28P è mostrato in figura: