AdminGuide:Service:Voicemail/en

Description

This service lets a KalliopePBX user receive voice messages even when they are unable to answer a call.

Each voicemail box is linked to an extension. Enabling a voicemail box does not mean that calls to that extension will be sent to voicemail, simply that a voicemail box exists for the user. Whether or not a call is forwarded to voicemail depends on the configured failover actions for the user (as well as other failover/routing rules).

Once a message has been recorded, the user can be notified in various configurable ways:

• a LED on the phone that lights up whenever a message is in the voicemail box (MWI – Message Waiting Indicator);
• a notification email;
• an email containing the audio file of the message in the voicemail box.

Whenever a caller is redirected to the voicemail box, before leaving a message they will hear an "audio guide" comprised of two parts:

• a greeting message that corresponds to the audio file: "the extension XXX is currently unavailable/busy" (depending on the reason the call was forwarded to voicemail);
• an instructional message corresponding to the audio file: "please leave a message after the tone, then hang up or press #".

After the message, the caller will be able to record their message.

N.B.: The system will not record messages shorter than 3 seconds.

L’utente che vuole invece ascoltare i messaggi contenuti nella propria casella vocale deve invece digitare il codice di servizio della casella vocale (default 801) seguito dal proprio numero di interno. A questo punto il KPBX richiederà all’utente di inserire la “Password “. La password da inserire è un valore numerico e corrisponde al PIN dei servizi dell’interno.
Nel caso in cui non venga inserito il numero di interno il KPBX provvederà tramite la voce guida a richiedere di “digitare il proprio numero di interno”.
Una volta terminata l’autenticazione, la voce guida presenterà le opzioni che consentono di ascoltare, cancellare o archiviare i messaggi vocali presenti.
La consultazione della casella vocale può essere effettuata anche direttamente dal KCTI Mobile (link a manuale KCTI Mobile). In questo caso se è abilitato l’invio della registrazione via e-mail non deve essere selezionata la voce “Cancella da Kalliope i messaggi vocali inoltrati”.

Configurazione del servizio

Il servizio può essere abilitato / disabilitato nel pannello PBX -> Piano di numerazione
Il codice del servizio (default 801) può essere modificato nel pannello PBX -> Piano di numerazione
L’abilitazione di un interno all’utilizzo della casella vocale e la configurazione della casella vocale stessa viene effettuata direttamente nel pannello PBX -> Interni

In questo pannello, inserendo una relativa mail, è possibile abilitare la notifica dei nuovi messaggi in casella vocale tramite mail, inoltrare i messaggi vocali come file allegati e cancellare da Kalliope i messaggi vocali inoltrati.
E’ inoltre possibile attivare / configurare la casella vocale tramite l’import del file di provisioning degli interni. In questo caso le colonne da compilare nel file di provisioning sono le seguenti:

• voicemailEmailAddress: indirizzo mail
• notifyEnabled: Notifica nuovi messaggi in casella vocale tramite mail
• attachEnabled: Inoltra i messaggio vocali come allegati
• deleteEnabled: Cancella da Kalliope i messaggi vocali inoltrati
• voicemailEnabled: Abilita la casella vocale
  

Per quanto riguarda la personalizzazione della voce guida, la prima parte è modificabile attraverso il telefono, contattando il codice di servizio della voicemail e seguendo le istruzioni impartite dalla “voce guida.
Il KalliopePBX dopo aver effettuato l’autenticazione dell’utente richiede di , premere zero per accedere alle opzioni di casella di posta e quindi di premere 4 per registrare il proprio messaggio provvisorio di saluto (N.B. è possibile anche registrare un messaggio vuoto di un secondo senza voce se non si vuole sentire nulla).
La prima parte è modificabile attraverso il telefono, chiamando 801 (o relativo numero modificato dal piano di numerazione) e seguendo le istruzioni (chiederà prima la casella vocale (ovvero l'interno), poi la password (della casella vocale), successivamente premere zero per le opzioni di casella di posta e infine premere 4 per registrare il proprio messaggio provvisorio di saluto (N.B. è possibile anche registrare un messaggio vuoto di un secondo senza voce se non si vuole sentire nulla). La seconda parte del messaggio al momento non è possibile cancellarlo o modificarla.

Nota: Abbiamo inserito nella nostra roadmap la possibilità di modificare anche il messaggio d'istruzione. Daremo info dell'uscita nei nostri changelog sul Wiki KalliopePBX (link) e aggiorneremo di conseguenza questo paragrafo.

Esempio di configurazione

La casella vocale viene abilitata / configurata nel pannello di configurazione dell’interno

La casella vocale, una volta abilitata, è pronta per essere utilizzata come azione di failover per il relativo interno.

Interoperabilità con dispositivi di terze parti

È possibile configurare una function key per l’accesso diretto alla casella vocale. Tale funzione si ottiene semplicemente configurando un tasto del telefono come “Speed dial” e avente come valore il numero della casella vocale + interno (ad es. in caso di numero di casella vocale 801 e interno 840 il valore sarà 801840).
Una volta digitato il relativo tasto il telefono comporrà il numero descritto nel campo valore e di conseguenza una voce guida chiederà direttamente la password per l’accesso alla casella vocale.

Un esempio su un telefono Yealink T28P è mostrato in figura: