AdminGuide:Service:FaxModule

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Servizio FAX

Descrizione del servizio

Il servizio FAX consente agli utenti Kalliope di inviare / ricevere fax dal proprio portale utente sulla WEB GUI o via e-mail.

Il servizio richiede l’acquisto di una licenza KPBX-V4-FAX. Ogni canale di licenza consente la configurazione di una istanza fax. L’istanza FAX corrisponde concettualmente ad un fax fisico al quale possono accedere uno o più utenti.

Configurazione del servizio

Per la configurazione del servizio è necessario definire le impostazioni generali in termini di contemporaneità di utilizzo e archiviazione dei file ricevuti / inviati (inclusi report). Questa configurazione viene effettuata nel pannello FAX → Impostazioni FAX.

Successivamente è necessario configurare la specifica istanza FAX nel pannello FAX → Istanze FAX.

Per ogni istanza è obbligatorio definire i seguenti parametri:

  • Nome dell’istanza FAX
  • Selezione numerica (interno) associato all’istanza fax. Questa selezione viene automaticamente inserita nel piano di numerazione.
  • Utenti abilitati all’utilizzo dell’istanza FAX (specificando il permesso di invio e/o ricezione)
  • Template di configurazione delle impostazioni del fax per l’invio / ricezione e archiviazione.

Mail2fax 2.png


Se si vuole configurare anche il servizio MAIL2FAX è necessario selezionare dal pannello FAX → Istanze FAX, lista delle caselle Mail2Fax e aggiungere una nuova casella Mail2Fax.

MAIL2FAX.jpg

Nel pannello è necessario compilare I campi:

  • Nome
  • Indirizzo mail
  • Impostazioni Casella
  • Nome Utente
  • Password
  • Chiave PGP Privata(da inserire solo nel caso di invio Fax con crittografia).

Salvare le impostazioni e Applicare le modifiche.

Utilizzo del servizio

Registro FAX

Ogni utente a cui è stato assegnato il permesso di invio / ricezione su una istanza FAX visualizza il pannello FAX ->Registro FAX

In questo registro è possibile:

  • visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i fax ricevuti e scaricare il documento ricevuto.
  • visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i fax inviati e scaricare il documento inviato e il report di invio

Registrofax.jpg

Invio FAX

Ogni utente a cui è stato assegnato il permesso di invio su una o più istanze FAX visualizza sul proprio portale utente il pannello FAX -> Invia FAX

Accedendo a questo pannello è possibile impostare le opzioni di invio del FAX:

  • la linea di origine (corrispondente all’istanza creata)
  • l’orario di invio qualora volessimo programmarlo, altrimenti l’invio sarà istantaneo
  • il destinatario
  • file pdf da inviare

InviaFAX.png

Selezionando Invia il fax viene inviato.

Per ogni fax inviato riceverà l’email di notifica dell’esito dell’invio del fax con il report di invio allegato.

Invio MAIL2FAX

E’ necessario associare ad una istanza FAX la casella Mail2Fax. Nel pannello di modifica dell’istanza Fax, quindi selezionare in Impostazioni Mail2Fax:

  • Casella Mail2FAX: nome della casella creata in precedenza
  • Metodo di autenticazione:
    • Nessuno : il fax viene inviato e ricevuto senza nessuna autenticazione
    • PIN:il fax è autenticato da un numero di pin che deve essere inserito nel testo della mail
    • Firma PGP: il fax è autentificato tramite una chiave privata
  • Richiedi cifratura messaggi: abilitare o disabilitare.

E’ necessario inserire l’indirizzo mail del mittente, da cui quindi inviamo i fax, affinché questo venga riconosciuto ed il fax non scartato dal sistema. Quindi dal pannello Utenti e Ruoli, inserire per l’utente che gestisce l’istanza fax, l’indirizzo mail da cui vengono inviate la mailFax. Selezionare modifica utente e inserire la mail nel campo apposito. E’ importante che che lo stesso indirizzo mail non sia presente per più utenti (anche appartenenti a tenant diversi) per evitare che la mail non venga correttamente inviata e/o ricevuta.

E’ ora possibile inviare da una casella di posta, la mail con il fax allegato. La mail deve avere:

  • nel campo OGGETTO il numero di telefono a cui inviare il fax. E’ possibile anche inserire l’istanza a cui inviare il Fax compilando l’oggetto con NumeroTelefono@istanza
  • nel campo DESTINATARIO la mail a cui inviare il fax, ovvero quella che è stata associata all’istanza
  • nel CORPO della mail eventuale FAXPIN se si è scelto la modalità di autenticazione con Pin
  • come ALLEGATO il PDF del fax

Se l’invio va a buon fine, nel pannello Registro Fax sarà visibile l’esito della transizione ed una mail di ricevuta verrà inviata al mittente.

Ricezione FAX

Ogni utente a cui è stato assegnato il permesso di ricezione su una istanza FAX riceverà la notifica di ricezione del fax con il documento in allegato.

Inoltre è possibile visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i fax ricevuti e scaricare il documento ricevuto nel registro FAX.