AdminGuide:Service:Phonebook/en

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Description

The phonebook allows the display of contacts that are in the "Local phonebook" and the "Shared phonebook". The phonebook can be used via the web interface or the CTI client, in this way you can see phonebook contacts and extensions. By logging in with a non-admin user, but associated with an extension, you can have management of a user address book, accessible only via the web interface and via the CTI client. Through CTI desktop, you can only make editing and add contacts to the personal address book, to add contacts to the shared address book, you have to go to the web interface.

Configuration

Local phonebook

The local phonebook is populated by extensions that have a particular configuration: the "Show in local phonebook" parameter is active. In the extension settings there is a way to make the presence of the extension visible in the LDAP address book. "Organization" and "Organizational unit" can also be entered in the configuration to have these fields populated within the phonebook. In addition, the extension can have associated e-mail address and mobile number, see the

N.B. Un utente non amministratore non visualizza il numero mobile degli altri interni poiché il numero mobile è pensato per essere un numero di raggiungibilità tramite il servizio Fork2Mobile e potrebbe essere personale e non esclusivamente aziendale.

L’utente non amministratore visualizza l’elenco della rubrica degli interni allo stesso modo di quello amministratore, ma possiede una funzionalità in più: al passaggio del mouse sul numero di interno compare la dicitura “Click2Call”. È una funzione per cui, cliccando sul contatto, la centrale fa partire una chiamata verso l’interno e si hanno 10 secondi per rispondere. Al momento della risposta, la centrale fa partire una chiamata verso il numero di destinazione.
È possibile esportare la rubrica in un formato XLSX, CSV, JSON, XML per poterli utilizzare altrove.

Shared phonebook

The shared phonebook contains the contacts visible to all extensions in the control center. By logging in with a non-admin user, but associated with an extension, you can have the management of a personal phonebook via web interface and via CTI client.

The option Phonebook allows you to:

• Replace the current phonebook with the imported one: if this option is not checked, the existing phonebook is integrated with the new one
• Choose whether speed dials in the file include the prefix (of the numbering plan).

The phonebook can be exported via EXCEL file.

LDAP settings

To reach the LDAP settings panel, click on "Phonebook > LDAP Settings"

Extensions

You can enable the export of the extension directory to LDAP as a global function.

• Extensions publication tree: the tree is displayed.
• Extensions publish enabled: the phonebook of extensions can be found searchable via LDAP.
• Extension prefix strip: standard extension publishing rule that is used in case you want to display extension numbers not with the extension number, but with the full geographic number
• Extension prefix prepend

• Se si vuole effettuare una chiamata verso un interno, eseguendo il Click2Call – funzionalità per l’utente non amministratore – la centrale chiama l’utente e poi fa partire una chiamata verso l’interno selezionato. Per i numeri non interni, il sistema chiama l’utente e, alla risposta, fa partire la chiamata verso il numero selezionato anteponendo il prefisso “0”.

System contacts

• System contacts publication tree: the tree is displayed.
• System contacts publish enabled
• Add outbound prefix to system contacts enabled: changes the numbers published to LDAP to add the prefix 0 of external line commitment, except for contacts marked as internal type. Thus you can directly find the number, including the "0" ready to be called.

Description

L’opzione “Importazione massiva della rubrica” consente di

• Sostituire la rubrica attuale con quella importata: se non viene spuntata questa opzione viene integrata la rubrica esistente con la nuova
• Scegliere se gli speed dial nel file includono il prefisso (del piano di numerazione)

Se si effettua l’importazione non sostituendo la rubrica attuale con quella importata, il campo avvisi evidenzia l’operazione con l’icona .
N.B. Se sono presenti dei contatti in rubrica che hanno lo Speed-Dial, quando si aggiungono nuovi contatti tramite importazione, si devono mettere eventuali Speed-Dial senza prefisso.

• According to LDAP publishing rule: exposes the extension number with manipulation to convert it to a geographic number.
• Presenting the telephone number below: exposes the extension number with a specified number
• According to the LDAP publication rule applied to the extension below: assigns a dummy extension and the masking specified in the LDAP panel is applied

! XLSX e CSV !! JSON e XML |- | FirstName || firstName |- | lastName || lastName |- | organization || organization |- | organizationalUnit || organizationalUnit |- | contactType || typeString |- | contactValue || value|- |- | speedDial || speedDial |}

The shared phonebook is populated by the admin or other users by proxy and contains a number of tabs that can be added manually or imported from EXCEL files.

Through Add New Card', a contact can be added manually by entering:

• First name'
• Last Name'
• Organization'
• Organizational unit

You can choose as contact information: the extension, home, work, mobile, work mobile, fax, e-mail.

L’organizzazione delle informazioni nell’albero LDAP è la seguente:
Radice: dc=root
Sottoalberi: dc=default (dove default è il nome di dominio del mono tenant predefinito)
Invece, in un nodo multi tenant, ogni volta che si crea un nuovo tenant, viene fuori un nuovo sottoalbero con dc=nome dominio Per ogni tenant ci sono due sottoalberi:

• dc=users
• dc=phonebook

Quest’ultimo contiene altri sottoalberi

• dc=extension (contiene i contatti della rubrica degli interni)
• dc=system (contiene la rubrica dei contatti di sistema)

Quando l’utente si logga sul phonebook, ottiene la visibilità di tutto ciò che è contenuto sotto il sottoalbero phonebook del proprio dominio.

Nel pannello ci sono le abilitazioni per i due sottoalberi e nella centrale c’è un server LDAP su cui si può abilitare la pubblicazione dei contatti in modo separato tra la rubrica interni e quelli condivisi. Su LDAP non è possibile esporre i contatti della rubrica personale.

Contatti di Sistema

Configurare i contatti di sistema sblocca la pubblicazione sul sottoalbero dc=system dei contatti presenti nella rubrica condivisa:

• Albero di pubblicazione dei contatti di sistema: è visualizzato l’albero
• Abilita pubblicazione dei contatti di sistema: si attiva la pubblicazione dei contatti presenti nella rubrica condivisa
• Aggiungi il prefisso per le chiamate uscenti: nel momento in cui la centrale pubblica i contatti su LDAP aggiunge a tutti i numeri, ad eccezione di quelli marcati come interni, un prefisso “0” per effettuare le chiamate uscenti. In questo modo il client che accede alla rubrica, ritrova i numeri già pronti (comprensivi dello “0”) per poter essere chiamati

Interni

È possibile abilitare come funzione globale l’esportazione della rubrica degli interni su LDAP.

• Albero di pubblicazione degli interni: è visualizzato l’albero
• Abilita pubblicazione degli interni: si può trovare consultabile via LDAP la rubrica degli interni
• Numero di cifre da rimuovere in testa dagli interni: regola standard di pubblicazione degli interni che serve nel caso si volessero esporre i numeri di interno non con il numero del derivato, ma con quello completo geografico.
• Prefisso da aggiungere agli interni

Salvando la configurazione viene popolato l’albero LDAP con il contenuto della rubrica di sistema e degli interni. È necessario autenticarsi con un utente che abbia il diritto di vedere la rubrica per accedere alla rubrica LDAP. Per consultarla è possibile utilizzare un client LDAP.

Configurazione del client LDAP

• Indirizzo IP del server e porta
• Base DN: radice dell’albero che voglio consultare
• Credenziali di accesso da specificare: username e password di utente autorizzato a leggere l’albero LDAP

Gli utenti di Kalliope, che sono definiti all’interno del pannello “Gestione utenti e ruoli”, sono di default autorizzati ad accedere ad LDAP. Quindi nelle credenziali da specificare si inserisce l’utente tramite una sintassi specifica: cn=utente@dominio, dc=users, dc=dominio, dc=root Successivamente, in automatico, il client farà la connessione a LDAP.

N.B. Autenticazione degli utenti
Per poter accedere via LDAP gli utenti devono avere un metodo di autenticazione locale, gli utenti con autenticazione sul dominio non possono accedere a LDAP.

La centrale, non sapendo le password utente, non potrebbe scrivere sui telefoni le password di ciascun singolo utente. Quindi l’utilizzo di credenziali personali per accedere alla rubrica non viene mai eseguito. All’interno della centrale esiste un utente predefinito, phonebook, che ha diritto di accesso e modifica della rubrica condivisa, è un ente di default disabilitato, ma si può abilitare una volta assegnata una password. È necessaria l’abilitazione dell’accesso GUI (per consultare la rubrica e fare le modifiche da web), al contrario, l’accesso API non è necessario.

Una volta effettuata la connessione, se si osserva il sottoalbero dc=extension si vede che è vuoto. È un dominio, ma non ha foglie. È vuoto perché non è sufficiente applicare la pubblicazione degli interni nelle impostazioni LDAP, ma ciascun interno ha un flag che verifica se deve essere pubblicato sulla rubrica interna e/o sulla rubrica LDAP. Nel template di default dell’interno, la “modalità di pubblicazione LDAP” deve essere abilitata. Sono anche presenti le modalità con cui rendere visibile la presenza dell’interno sulla rubrica LDAP.

• Secondo la regola di pubblicazione LDAP: espone il numero dell’interno con una manipolazione per convertirlo in un numero geografico
• Presentando il numero telefonico sottoindicato: espone il numero dell’interno con un numero specificato
• Seconda la regola di pubblicazione LDAP applicata all’interno sottoindicato: assegna un interno fittizio e viene applicata la mascheratura specificata nel pannello LDAP

Se il sottoalbero dc=system presenta delle foglie, la rubrica dei contatti di sistema è stata popolata correttamente con tutti gli attributi della scheda.

• givenName
• sn: surname
• cn: common name, si costruisce facendo la concatenazione del nome (givenName) e cognome (surname)
• o: organization
• ou: organizion unit

Gli oggetti che vengono raccolti e descritti sotto un albero LDAP si caratterizzano per avere una catena di object class. Ciascuna object class ha un set di attributi obbligatori o opzionali. Un client LDAP che voglia leggere la rubrica, se attiva un filtro su un object class, può decidere come effettuare una ricerca.

Mappatura dei tipi di contatti nella rubrica condivisa in LDAP

Attributo XML	Attributo GUI	Attributo LDAP	Presenza
firstName	Nome	givenName	opzionale
lastName	Cognome	sn	obbligatoria
		cn	obbligatoria
organization	Ente	o	opzionale
organizationalUnit	Reparto	ou	opzionale
Home	Casa	homePhone	opzionale
Work	Lavoro	telephoneNumber	opzionale
Mobile	Cellulare	mobile	opzionale
Work Mobile	Cellulare di lavoro	mobile	opzionale
Fax	Fax	facsimileTelephoneNumber	opzionale
Extension	Interno	telephoneNumber	opzionale
Email	E-mail	mail	opzionale

ATTENZIONE: tutti i contatti che devono essere pubblicati su LDAP devono avere almeno il cognome.
ATTENZIONE: I client LDAP sui telefoni non sempre supportano tutti gli attributi delle object class. Ogni telefono ha un set di attributi sui quali può effettuare la ricerca ed è in grado di restituire al cliente, tramite display, solo gli attributi che supporta.

Importazione rubriche remote

L'importazione delle rubriche remote è raggiungibile cliccando su "Rubrica > Importazione rubriche remote".
Questa sezione offre la possibilità di importare nella centrale Kalliope i contatti presenti nelle rubriche LDAP.
Non viene fatta una query in tempo reale tutte le volte che c’è bisogno di consultare la rubrica, ma viene fatta un’importazione completa dei contatti presenti nella rubrica e vengono inseriti dentro il database interno al Kalliope. Questa importazione viene fatta periodicamente. È possibile definirne più di una.

Premendo su "Aggiungi una nuova rubrica remota LDAP" si raggiunge la pagina di creazione della rubrica remota.

Impostazioni del server LDAP

• Nome
• Indirizzo del server
• Porta del server
• Versione: V3 / V2 (obsoleta)
• RDN: radice del sottoalbero che si vuole consultare
• Abilita autenticazione
• Nome utente
• Password

Impostazioni di ricerca

Si possono filtrare solo i contatti che hanno come ObjectClass person, organizationalPerson, inetOrgPerson

• Tipologia di server remoto: generico/estos MetaDirectory
• Includi risultati in (ObjectClass=person)
• Includi risultati in (ObjectClass=organizationalPerson)
• Includi risultati in (ObjectClass=inetOrgPerson)

Non è previsto l’accesso tramite SSL.
Metadirectory è un software che agisce da aggregatore di rubriche: prende dati da diverse fonti (server LDAP, file di testo, database), li legge e li ripubblica sotto forma di LDAP per essere letti da client LDAP.

Impostazioni di importazione

• Abilita importazione
• Periodicità d’importazione: ripetuta ogni (tot ore)/ripetuta ogni giorno alle
• Abilita lookup per le chiamate in ingresso: i contatti presenti in questa rubrica vengono usati per impostare nome e cognome in base al numero chiamante
• Abilita esportazione verso i client CTI: i client CTI ricevono dalla centrale i contatti presenti nella rubrica LDAP quando si importano
• Abilita visualizzazione in GUI: il cliente che accede all’interfaccia vede i contatti che sono sulla rubrica remota nella rubrica
• Importa i contatti come interni: i numeri di telefono che vengono trovati nella rubrica remota vengono inseriti nel database locale d’importazione come extension (interni). Quando poi si vanno a mostrare ai client, verranno trattati come numeri interni. Un eventuale click2call avverrà al numero preciso, senza metterci lo "0".

Impostazioni di pubblicazione

• Abilita pubblicazione su LDAP locale: se si vogliono esportare i contatti che ho importato, quindi per renderli accessibili ai telefoni Questa funzione è utile per aggregare: in questo modo la centrale presenta sia i contatti presenti nella rubrica condivisa, sia nelle rubriche remote.
• Aggiungi il prefisso per le chiamate uscenti: come nella pubblicazione dei contatti di sistema, si può aggiungere lo “0” per contattare questi numeri come se fossero esterni.

Se si spunta l’opzione sopraindicata “importa i contatti come interni”, lo “0” si omette perché si raggiungono con il numero breve.

I contatti della rubrica remota vengono resi visibili nella rubrica condivisa all’amministratore, agli utenti non amministratori vengono fatti vedere nella rubrica condivisa solo se è presente il flag di “Abilita visualizzazione in GUI”. Ad ogni chiamata in ingresso, la centrale consulta se il numero chiamante è presente in una rubrica. In caso affermativo, va a modificare il display name della chiamata (nome chiamante) per inserire il valore presente nella rubrica e corrispondente a quel numero chiamante. Nel caso di chiamate dirette ad interno, viene usata a priorità la rubrica personale, invece, per chiamata a gruppi o code, viene usata la rubrica condivisa.