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Descrizione del servizio

Il servizio FAX consente agli utenti Kalliope di inviare / ricevere fax dal proprio portale utente sulla WEB GUI o via e-mail.

Il servizio richiede l’acquisto di una licenza KPBX-V4-FAX. Ogni canale di licenza consente la configurazione di una istanza fax. L’istanza FAX corrisponde concettualmente ad un fax fisico al quale possono accedere uno o più utenti.

Configurazione del servizio

Per la configurazione del servizio è necessario definire le impostazioni generali in termini di contemporaneità di utilizzo e archiviazione dei file ricevuti / inviati (inclusi report). Questa configurazione viene effettuata nel pannello FAX → Impostazioni FAX.

Successivamente è necessario configurare la specifica istanza FAX nel pannello FAX → Istanze FAX.

Per ogni istanza è obbligatorio definire i seguenti parametri:

• Nome dell’istanza FAX
• Selezione numerica (interno) associato all’istanza fax. Questa selezione viene automaticamente inserita nel piano di numerazione.
• Utenti abilitati all’utilizzo dell’istanza FAX (specificando il permesso di invio e/o ricezione)
• Template di configurazione delle impostazioni del fax per l’invio / ricezione e archiviazione.

Se si vuole configurare anche il servizio MAIL2FAX è necessario selezionare dal pannello FAX → Istanze FAX, lista delle caselle Mail2Fax e aggiungere una nuova casella Mail2Fax.

Nel pannello è necessario compilare I campi:

• Nome
• Indirizzo mail
• Impostazioni Casella
• Nome Utente
• Password
• Chiave PGP Privata(da inserire solo nel caso di invio Fax con crittografia).

Salvare le impostazioni e Applicare le modifiche.

Utilizzo del servizio

Registro FAX

Ogni utente a cui è stato assegnato il permesso di invio / ricezione su una istanza FAX visualizza il pannello FAX -> Registro FAX

In questo registro è possibile

• visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i fax ricevuti e scaricare il documento ricevuto.
• visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i fax inviati e scaricare il documento inviato e il report di invio

Invio FAX

Ogni utente a cui è stato assegnato il permesso di invio su una o più istanze FAX visualizza sul proprio portale utente il pannello FAX -> Invia FAX Accedendo a questo pannello è possibile impostare le opzioni di invio del FAX:

• la linea di origine (corrispondente all’istanza creata)
• l’orario di invio qualora volessimo programmarlo, altrimenti l’invio sarà istantaneo
• il destinatario
• file pdf da inviare

Selezionando Invia il fax viene inviato.

Per ogni fax inviato riceverà l’email di notifica dell’esito dell’invio del fax con il report di invio allegato.

===Invio MAIL2FAX=== 

E’ necessario associare ad una istanza FAX la casella Mail2Fax. Nel pannello di modifica dell’istanza Fax, quindi selezionare in Impostazioni Mail2Fax:

• Casella Mail2FAX: nome della casella creata in precedenza
• Metodo di autenticazione:
• Nessuno : il fax viene inviato e ricevuto senza nessuna autenticazione
• PIN:il fax è autenticato da un numero di pin che deve essere inserito nel testo della mail
• Firma PGP: il fax è autentificato tramite una chiave privata
• richiedi Cifratura messaggi: abilitare o disabilitare.

E’ necessario inserire la mail da cui inviamo I fax affinché il mittente venga riconosciuto e non scartato. Quindi dal pannello Utenti e Ruoli, selezionare la modifica utente e inserire la mail.

E’ ora possibile inviare da una casella di posta, la mail con il fax allegato. La mail deve avere:

• nel campo OGGETTO il numero di telefono a cui inviare il fax. E’ possibile anche inserire l’istanza a cui inviare il Fax compilando l’oggetto con NumeroTelefono@istanza
• nel campo DESTINATARIO la mail a cui inviare il fax, ovvero quella che è stata associata all’istanza
• nel CORPO della mail eventuale FAXPIN se si è scelto la modalità di autenticazione con Pin
• come ALLEGATO il PDF del fax

Se l’invio va a buon fine, nel pannello Registro Fax sarà visibile l’esito della transizione ed una mail di ricevuta verrà inviata al mittente.

Ricezione FAX

Ogni utente a cui è stato assegnato il permesso di ricezione su una istanza FAX riceverà la notifica di ricezione del fax con il documento in allegato.

Inoltre è possibile visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i fax ricevuti e scaricare il documento ricevuto nel registro FAX.