Kalliope CTI Mobile/en

Introduction

The KalliopeCTI mobile app complements KalliopePBX solutions by offering you a quick an easy way to access services such as contacts and call history, click-to-call, callback, voicemail, chat, and much more.

KalliopeCTI mobile is available on Google Play and the App Store.

Requirements:

• Android 4.1 or later
• iOS 8.0 or later
• KalliopeCTI Pro or Phone license

We recommend using the latest KalliopePBX firmware.

Configuration

Upon starting for the first time, KalliopeCTI will show a tutorial to guide the user through its sections.

The app can be navigated via a two-level menu at the top of the screen.

Tutorial

The first level allows access to the system menu containing the following items:

• Settings: opens the configuration page for the app
• Send report: lets you send a report to the developers if there are issues with the app
• Voicemail: lets you access your voicemail messages
• Tutorial: shows the app tutorial once more
• Info: shows information on the installed version
• Quit: quits the app

The first level also shows the name of the tab you are currently viewing, lets you search the currently open tab, and shows the connection state of the app.

You can connect or disconnect, by tapping the K symbol. The connection state is indicated by the color of the symbol (green = connected, gray = not connected).

The second level lets you navigate the main tabs:

• Contacts: extensions, KalliopePBX contacts, favorite contacts, and, if enabled, the personal contacts of the device;
• Call history: list of made, answered, and missed calls, grouped by contact;
• Chat: conversations with other KalliopeCTI users, both mobile and desktop.

Settings

Initially, you will need to set certain parameters from the Settings menu:

• Server: IP address of KalliopePBX
• Port: 5039
• GUI/CTI user name
• GUI/CTI user password
• Ringtone: useful for telling calls to the mobile number from calls to the extension
• Connect when starting: the app will automatically connect at start up
• Only connect with Wi-Fi: the app will only connect when the mobile phone is connected via Wi-Fi
• Sync contacts: if enabled, the app will sync sync with KalliopePBX contacts
• Contacts to display: lets you choose which phonebooks to display contacts from

Contacts

Contacts

The Contacts tab (second icon from the left) shows all KalliopePBX contacts, both extensions and phonebooks, with favorite contacts at the top.

Extensions can be identified by the presence of a BLF field (colored dot) and the chat presence (icon and state).

Next to each contacts there is a symbol that indicates whether the contact comes from the extension list, Kalliope phonebook, device phonebook, Outlook, etc.

Tapping each contact will display a sub-menu with the following items:

• Contact info
• Call in click-to-call mode
• Call in Callback mode
• Call using the device SIM
• Open chat

For more information on the various calling modes, see the call management section of this guide.

By tapping the tab title you can filter the phonebook by:

• Contacts: show all contacts
• Extensions: only show Kalliope extensions
• Phonebook: only show Kalliope and device contacts

Details

The details tab displays information on the selected contact, such as:

• first name
• last name
• organization
• phone numbers
• email addresses

For extensions, presence and BLF state will also be displayed.

The BLF state can be:

• Green: available
• Yellow: ringing
• Red: busy
• Gray: not registered

From this tab you can also add the contact to you favorites by tapping the icon in the top right. Favorite contacts will be displayed at the top of the Contacts list.

Call history

Call history

This tab displays the call history of the logged-in user.

The calls are divided in:

• Made calls
• Answered calls
• Missed calls

Calls are grouped based on the called or calling contact/number, and the total number of calls is shown in parentheses.

Tapping each row will display all calls to or from the selected contact, as shown in the figure.

A notification will be displayed if there are any voicemail messages; tapping the notification will open the voicemail box, where you can listen to and manage messages.

The call detail by contact includes all calls to and from the contact in chronological order.

For each call, the following information is displayed:

• Type (made, answered, missed)
• Date
• Time
• Duration

You can also call the contact with the available modes based on type of contact (extension or external number).

Voicemail

You can access voicemail from the system menu to quickly and easily access all messages saved on the PBX or a remote storage.

Voicemail

For each voicemail message sender, date, time, and length are displayed.

The messages are not automatically saved to the device but can be downloaded by tapping the icon next to each message.

Once downloaded, you can play the message directly on the device.

The app also lets you mark messages as read, unread, or urgent as well as delete messages from local storage, remote storage, or both, by tapping the icon.

To access the message management menu, simply tap and hold a message for a few seconds and the management options will appear.

N.B.: messages forwarded via email and automatically deleted will not be shown on this page.

Chat and presence

Chat

KalliopeCTI offers a handy chat and presence management service that lets you easily talk to to other Kalliope users. To open a new chat, you can simply tap on the desired contact, then on the chat icon.

Within the chat, KalliopeCTI displays the state of sent messages with the following icons:

• – Not sent
• - Sent
• - Delivered

N.B.: chat messages that could not be sent because CTI is offline will be sent upon the next login.

The presence state can be changed from any tab by tapping the gear icon then the presence service icon (first from the top).

You can also set a custom message to be displayed along with the presence.

Gli stati disponibili sono:

• - Disponibile
• - Fuori
• - Occupato
• - Non disponibile
• - Offline

Persistenza

I messaggi inviati con KalliopeCTI, sia nella versione mobile che in quella desktop, vengono salvati su Kalliope per un tempo massimo di 7 giorni (non configurabile).
L'utente può così avviare una conversazione con KalliopeCTI e avere una copia della stessa su tutte le sue applicazioni KalliopeCTI.

Gestione chiamate

Notifica chiamata in ingresso

Chiamate in ingresso

In caso di chiamate in arrivo all’interno, sia dirette che attraverso gruppi e code, l’app mobile invia una notifica all’utente e mostra la schermata riportata in figura.

Questa schermata permette di effettuare tre azioni:

• Slide verso il basso: la chiamata viene ignorata e l’interno continua a squillare
• Trasferisci su cellulare: l’interno smette d squillare e il PBX instaura una chiamata verso il numero di cellulare associato, l’app notifica il reale chiamante mentre la chiamata arriverà dal numero geografico del PBX. Rispondendo a tale chiamata si è messi direttamente in comunicazione con il chiamante.
• Rifiuta: la chiamata viene abbattuta dal centralino e, di conseguenza, anche l’interno smette di squillare.

Chiamate in uscita

Per quanto riguarda le chiamate in uscita, KalliopeCTI mobile offre tre diverse modalità di setup di chiamata.

1. Click-to-call

La prima icona da sinistra permette di effettuare una chiamata in modalità click-to-call: il dispositivo fisso associato all’interno riceve una telefonata dal PBX il cui chiamante è c2c: numero chiamato. Rispondendo a tale chiamata viene instaurata una nuova telefonata verso il numero desiderato.

2. Callback

Il servizio di chiamata Callback permette di chiamare dal proprio dispositivo mobile utilizzando le linee del PBX. Premendo il tasto centrale della Figura 16, il PBX effettua una chiamata al numero cellulare associato all’interno, rispondendo e premendo il tasto 1 (come richiesto dalla voce guida) si è effettivamente messi in comunicazione con il numero desiderato.

3. Utilizzando la rete GSM del device

In questa modalità, la chiamata viene effettuata direttamente dalla SIM del dispositivo sul quale è installata l’app KalliopeCTI.

Tastierino numerico

Oltre alla ricerca in rubrica, è possibile digitare il numero da chiamare con Kalliope direttamente nel tastierino all'interno dell'app KalliopeCTI. Durante la digitazione verranno mostrati dei suggerimenti disponibili per l'autocompletamento¹ del numero di telefono.
Premendo sul pulsante di chiamata sarà possibile scegliere quale modalità utilizzare tra quelle sopra elencate.

NOTA: Il tastierino di KalliopeCTI non inserisce il prefisso di uscita automaticamente. Sarà quindi necessario digitare il numero da chiamare come su un normale telefono fisso.
¹ funzionalità disponibile solo su Android.

Servizi

Servizi

I servizi relativi all’app mobile KalliopeCTI sono accessibili cliccando sul simbolo della ruota dentata nell’angolo in basso a destra.

Attualmente sono presenti tre servizi: presence (già visto in precedenza), inoltro incondizionato e fork to mobile.

Inoltro Incondizionato

L’inoltro incondizionato permette di configurare un numero di interno verso il quale inoltrare automaticamente tutte le chiamate in arrivo (tale funzione vale solo per le chiamate dirette all’interno e non per quelle provenienti da gruppi o code).

Questa funzione è utile quando non si è disponibili ma si vuole comunque ridirigere le chiamate in ingresso in modo che siano gestite.

Per attivare il servizio di inoltro incondizionato è sufficiente cliccare sul simbolo della freccia, inserire il numero di interno verso il quale ridirigere le chiamate e salvare.

Quando il servizio è attivo l’icona cambia colore e compare una notifica contenente il numero verso il quale è attivo l’inoltro.

Per disattivare il servizio basta cliccare nuovamente sul simbolo della freccia.

Fork to mobile

Il Fork to mobile consiste nella distribuzione della chiamata diretta a un interno anche al numero mobile associato.

Rispondendo dal dispositivo mobile l’interno smetterà di squillare e viceversa.

Per attivare il servizio è sufficiente cliccare sulla relativa icona. Anche in questo caso, il colore dell’icona denota lo stato di attivazione del servizio.

Privacy Policy

Connessione sicura

Per poter offrire i propri servizi (es. telefonia, notifica in tempo reale, chat) Kalliope CTI deve poter comunicare con Kalliope PBX. Tale comunicazione viene effettuata attraverso una connessione criptata, così da rendere sicuro il trasferimento di dati personali e messaggi.

Contatti

È possibile abilitare l'accesso di Kalliope CTI alla rubrica del dispositivo dell'utente. I dati dei contatti salvati dall'utente nel dispositivo saranno utilizzati esclusivamente all'interno dell'applicazione e perciò non verranno mai inviati a Kalliope PBX, né scambiati con altri utenti, salvo le informazioni necessarie per effettuare chiamate attraverso il PBX.

Numero di telefono

Per poter utilizzare le funzioni mobili di Kalliope CTI è necessario impostare il proprio numero di telefono nella pagina di configurazione di Kalliope PBX. Tale numero viene poi verificato da Kalliope CTI e confrontato con l'effettivo numero di telefono associato alla SIM inserita nel dispositivo.

File

Kalliope CTI accede allo spazio di memoria del dispositivo per poter inviare dati diagnostici agli sviluppatori di Kalliope PBX via email. Tali dati vengono inviati soltanto attraverso l'azione dell'utente, tramite la voce “Invia report” del menu di Kalliope CTI.