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Servizio FAX

Descrizione del servizio

Il servizio FAX consente agli utenti Kalliope di inviare / ricevere fax dal proprio portale utente sulla WEB GUI o via e-mail.

Il servizio richiede l’acquisto di una licenza KPBX-V4-FAX. Ogni canale di licenza consente la configurazione di una istanza fax. L’istanza FAX corrisponde concettualmente ad un fax fisico al quale possono accedere uno o più utenti.

Configurazione del servizio

Per la configurazione del servizio è necessario definire le impostazioni generali in termini di contemporaneità di utilizzo e archiviazione dei file ricevuti / inviati (inclusi report). Questa configurazione viene effettuata nel pannello FAX → Impostazioni FAX.

Impostazioni FAX

Nel pannello di modifica impostazioni FAX è possibile impostare le configurazioni comuni a tutte le istanze FAX presenti nel sistema.

Parametro	Descrizione	Tipo valore
Impostazioni account
Contemporaneità in ingresso	Numero massimo consentito di FAX in ingresso nel PBX	Numerico (0 = infinito)
Contemporaneità in uscita	Numero massimo consentito di FAX in uscita nel PBX	Numerico (0 = infinito)
Contemporaneità totali	Numero massimo consentito di FAX in entrambe le direzioni nel PBX	Numerico (0 = infinito)
Percorsi di archiviazione (lista ordinata)
Abilitato		Checkbox
Tipo	Tipologia di storage: locale o remota	Locale / Remoto
Storage remoto	Nome dello storage	Dropdown
Cifratura	Algoritmo di cifratura da utilizzare per gli asset salvati su percorso di archiviazione	Nessuna / Builtin

Istanze FAX

Successivamente è necessario configurare la specifica istanza FAX nel pannello FAX → Istanze FAX. Nel pannello Istanza FAX sono definiti gli attributi associati ad un’entità FAX. Un’istanza FAX deve corrispondere ad una selezione del piano di numerazione (come un interno), deve avere un nome e impegnare un canale di una licenza Kalliope FAX Module.

Parametro	Descrizione	Tipo valore
Abilitato		Checkbox
Selezione	Selezione del piano di numerazione corrispondente all’istanza FAX	Numerico
Nome	Nome dell’istanza	Alfanumerico
Utenti abilitati (lista)
Utente	Utente a cui assegnare un permesso	Dropdown
Permesso	Permesso da assegnare all’utente	Solo ricezione / Solo invio / Invio e ricezione
Template
Template istanza FAX	Template da utilizzare per la configurazione dell’istanza	Dropdown
Impostazioni generali
Local station ID	Identificatore del FAX da inviare al dispositivo remoto	Alfanumerico
Header info	Stringa di testo da includere nel margine superiore di ogni pagina inviata	Alfanumerico
Contemporaneità totali	Numero massimo consentito di FAX in entrambe le direzioni	Numerico
ECM abilitata	Abilitazione Error Correction Mode	Checkbox
Rate minimo	Velocità minima di trasmissione	Numerico
Rate massimo	Velocità massima di trasmissione	Numerico
Modem	Standard modem supportati	Alfanumerico
Impostazioni di ricezione
Abilita ricezione	Abilitazione fax in ingresso	Checkbox
Contemporaneità in ingresso	Numero massimo consentito di FAX in ingresso	Numerico
Impostazioni di trasmissione
Abilita invio	Abilitazione fax in uscita	Checkbox
Contemporaneità in uscita	Numero massimo consentito di FAX in uscita	Numerico
Classe di instradamento in uscita	Classe di instradamento da utilizzare per i FAX in uscita	Dropdown
Numero massimo di tentativi di trasmissione	Numero massimo di tentativi di trasmissione al termine dei quali il FAX viene dichiarato fallito	Numerico
Intervallo di ritrasmissione (minuti)	Intervallo di tempo tra un tentativo di ritrasmissione e il successivo	Numerico
Impostazioni MAIL2FAX
Casella Mail2Fax	Nome della casella mail2fax	Alfanumerico
Metodo di autenticazione	Metodo di autenticazione con cui il Fax viene salvato e ricevuto	Dropdown
Pin di autenticazione	Pin con cui il Fax è autenticato da inserire anche nel testo della mail	Numerico
Richiedi cifratura messaggi	Abilitare o disabilitare la cifratura dei messaggi	Dropdown
Impostazioni di archiviazione
Prefisso del percorso	Prefisso da anteporre al percorso personalizzato del file archiviare	Dropdown
Percorso personalizzato	Percorso personalizzato in cui salvare il file da archiviare	Alfanumerico
Suffisso del percorso	Suffisso da posporre al percorso personalizzato del file archiviare	Dropdown
Archiviazione separata ingresso/uscita	Se e come archiviare separatamente i documenti in ingresso e in uscita	Prima del prefisso / Dopo il suffisso

Nota: Ricordarsi sempre di selezionare la Classe di instradamento in uscita.

Mail2Fax

Se si vuole configurare anche il servizio MAIL2FAX è necessario selezionare dal pannello FAX → Istanze FAX, lista delle caselle Mail2Fax e aggiungere una nuova casella Mail2Fax.

Parametro	Descrizione	Tipo valore
Abilitato	Abilitazione della casella Mail2FAX	Checkbox
Nome	Nome della casella Mail2FAX	Alfanumerico
Indirizzo email	Indirizzo email associato alla casella	Alfanumerico
Impostazioni casella
Protocollo	Protocollo della casella di posta	Dropdown
Abilita SSL	Abilitazione SSL	Checkbox
Indirizzo del Server	Indirizzo del server di posta della casella mail	Alfanumerico
Porta del Server	Numero della porta del server di posta	Numerico
Timeout		Numerico
Nome Utente	Indirizzo mail dell'utente	Alfanumerico
Password	Password associata all'indirizzo mail dell'utente	Alfanumerico
Chiave PGP Privata
Da inserire solo nel caso di invio FAX con crittografia

Salvare le impostazioni e Applicare le modifiche.

Registro FAX

Ogni utente a cui è stato assegnato il permesso di invio / ricezione su una istanza FAX visualizza il pannello FAX -> Registro FAX

In questo registro è possibile:

visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i fax ricevuti e scaricare il documento ricevuto.
visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i fax inviati e scaricare il documento inviato e il report di invio

Invio FAX

Ogni utente a cui è stato assegnato il permesso di invio su una o più istanze FAX visualizza sul proprio portale utente il pannello FAX -> Invia FAX

Accedendo a questo pannello è possibile impostare le opzioni di invio del FAX:

la linea di origine (corrispondente all’istanza creata)
l’orario di invio qualora volessimo programmarlo, altrimenti l’invio sarà istantaneo
il destinatario
file da inviare (supportati i formati pdf, doc, docx, odt)

Selezionando Invia il fax viene inviato.

Per ogni fax inviato riceverà l’email di notifica dell’esito dell’invio del fax con il report di invio allegato.

Invio MAIL2FAX

E’ necessario associare ad una istanza FAX la casella Mail2Fax. Nel pannello di modifica dell’istanza Fax, quindi selezionare in Impostazioni Mail2Fax:

Casella Mail2FAX: nome della casella creata in precedenza
Metodo di autenticazione:
- Nessuno: il fax viene inviato e ricevuto solo controllando l'indirizzo mail del mittente
- PIN: la richiesta di invio FAX è autenticata anche mediante un pin che deve essere inserito nel testo della mail.
- Firma PGP: l'identità del mittente della mail è autenticata tramite chiave PGP
Richiedi cifratura messaggi: è richiesto che l'allegato alla mail sia cifrato mediante la chiave PGP del mittente; è necessario in questo caso caricare le chiavi pubbliche PGP nelle impostazioni di ciascun utente autorizzato all'uso del servizio.

L'invio FAX tramite il servizio mail2fax richiede che, affinché il mittente venga riconosciuto ed il fax non scartato dal sistema, la mail mittente sia quella di uno degli utenti abilitati all'uso del servizio (NOTA: il controllo della e-mail del mittente è case-sensitive, come quello della casella mail utilizzata per raccogliere le mai lcon la richiesta di invio FAX) Quindi dal pannello Utenti e Ruoli, inserire per l’utente che gestisce l’istanza fax, l’indirizzo mail da cui vengono inviate la mailFax. Selezionare modifica utente e inserire la mail nel campo apposito. E’ importante che che lo stesso indirizzo mail non sia presente per più utenti (anche appartenenti a tenant diversi) per evitare che la mail non venga correttamente inviata e/o ricevuta.

E’ ora possibile inviare da una casella di posta, la mail con il fax allegato. La mail deve avere:

nel campo OGGETTO il numero di telefono a cui inviare il fax. E’ possibile anche inserire l’istanza a cui inviare il Fax compilando l’oggetto con NumeroTelefono@istanza
nel campo DESTINATARIO l'indirizzo della casella mail2fax; la linea fax utilizzata per l'invio è (salvo che sia specificata esplicitamente nel campo OGGETTO) la prima a cui la casella mail2FAX è associata
nel CORPO della mail eventuale PIN associato all'istanza FAX, se si è scelta questa modalità di autenticazione
- Il corpo della mail (in formato solo testo) deve contenere la sola stringa "FAXPIN:12345" (dove 12345 è il PIN assegnato in questo esempio)
come ALLEGATO il file del fax (supportati i formati pdf, doc, docx, odt)

Se l’invio va a buon fine, nel pannello Registro Fax sarà visibile l’esito della transizione ed una mail di ricevuta verrà inviata al mittente.

Ricezione FAX

Ogni utente a cui è stato assegnato il permesso di ricezione su una istanza FAX riceverà la notifica di ricezione del fax con il documento in allegato.
La ricezione avviene con una email che ha come allegato il file pdf del fax ricevuto e come oggetto una stringa formattata nel seguente formato:

Oggetto: [SERIAL NUMBER] FAX ricevuto correttamente da 0XXXXXXXX

dove 0XXXXXXX è il numero chiamante preceduto dallo 0 dell'impegno linea.

Vediamo di seguito un esempio in caso di ricezione della notifica email di un FAX inviato dal numero 0501234567.

Oggetto: [KPBX40299999] FAX ricevuto correttamente da 050123456

dove 0501234567 è il numero da cui proviene il FAX.

Inoltre riportiamo un esempio del corpo dell'email (contenente altre informazioni):

Ricevuto FAX da 0501234567

Data ed ora di ricezione: 12/03/2020 11:51:38
Durata trasmissione: 34 secondi
Num. pagine: 1

Inoltre il file pdf allegato all'email ha il seguente pattern di naming:
F<0numero_chiamante>_T<numero_chiamato>_YYYY-MM-DD_HH_MM_SS_FAXID.pdf

A titolo esemplificativo riportiamo il nome che assumerebbe il file pdf allegato all'email di ricezione del FAX nel caso dell'esempio sopra citato.

F00501234567_T0509655637_2020-03-12_11_51_38_211.pdf

Inoltre è possibile visualizzare lo stato di avanzamento di tutti i fax ricevuti e scaricare il documento ricevuto nel registro FAX.

Differenze tra le versioni di "AdminGuide:Service:FaxModule"