Differenze tra le versioni di "Kalliope Hotel/en"

Versione attuale delle 14:19, 1 mar 2022

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N. B.: This service is tied to optional licenses and is available from firmware version 4.9.4 onwards.

Kalliope Hotel Module

The Kalliope Hotel module is an add-on of KalliopePBX, which can be activated through a special license. It offers a set of specific functions for hospitality. The functions included are:

Receptionist panel: this panel is used by the hotel receptionists for the ordinary management of the rooms and related services, including the occupancy status, the guest name, any notes and the next set of alarms. For each room, it is possible to access a detailed status panel, in which the room data can be viewed in detail and related operations can be carried out (activation of an alarm clock, check-in/check-out, setting the name of the main guest, etc.).

Check-in/check-out service: this service changes the occupancy status of a specific room from "free" to "occupied" and the other way around. The status change events are time-stamped and are used to generate the debits documentation report for calls made from the room telephone, according to the configured rates (available from firmware 4.9.6). Using the Enabling Classes mechanism, it is also possible to differentiate access to telephone services in each of the "free" and "busy" states of the room.

Alarm clock service: this service allows to generate a call at a predetermined time to the extension associated with a room; the response from the guest can be answering the call or by explicit confirmation before or after listening to the wake-up message; in case of no warranty, the system can repeat the ring several times, according to the configuration made for the service. The programming of the alarm can be done via web through the receptionist panel; for each room can be active more alarms, even at different times for each day.

Room cleaning service: this service allows the room to be marked as clean/dirty and to switch its status either from the Receptionist panel of the GUI or by telephone via a service code from the person who cleans the room. The cleaning status of all occupied rooms is automatically set to the value "dirty" during the night and can then be reset to "clean" in manual mode.

Configuration

The Hotel Module is configured in the "Hotel Module" "Configuration" panel. The visibility of the panel and its tabs is conditional on the activation of the License. The configuration panel has four tabs:

Room List
Rooms Template List
Default values of room templates
Global settings

Global settings

In this panel, you can set the prefix of the numerical selection that you need to type to set a clean/dirty room by telephone. From inside each room, it’s possible to call this prefix followed by the number 0 to mark the room as clean or by the number 1 to mark the room as dirty. For example, if the code *33 is configured as a prefix, it is sufficient to call *330 from the room telephone to mark the room as clean. When the service is enabled, the relative selection will be displayed in the numbering plan in read-only mode. The other option allows to enable or disable the blocking of direct calls between rooms. With the active block, it will not be possible to make direct calls from one room to another; the rooms will still be able to call the other extensions of the central unit (or be called by them) or other selections of the numbering plan.

Rooms configuration

The configuration of the rooms is carried out in a similar way to what is done for the configuration of standard extensions. Also, there is a configuration mechanism based on templates to manage the settings common to multiple rooms and a panel in which to specify the default values that will be used each time a new room template is created. The workflow involves first configuring the default values of the templates (creating one or more room templates) and finally making the actual rooms with their extension numbers. As for the standard extensions, it’s possible to assign one or more SIP accounts to those of the rooms and it can be used on one or more room extensions; unlike the extensions, there is no particular distinction for the SIP accounts used in the room extensions, so before proceeding to the creation of the rooms it is possible to create the necessary accounts through the usual SIP account management panel, in the "PBX" menu > "Extensions and Accounts". As for the extensions, to facilitate the creation of many rooms, it is possible to use the massive import procedure by XLS/CSV file, using as a template the file available by clicking on the link "Massive import of rooms".

Selecting "Add new room" it is possible to add a room to the list and configure it. As indicated above, rooms' configuration follows the extensions' configuration by replicating the principle of configuration using templates; the parameters available for the configuration of the rooms are a subset of those of the standard interiors. The configuration parameters of a room are:

Extension: the telephone number associated with the room;
Name: The name of the room. Not necessarily the same as the room number, it is listed along with the extension on the receptionist dashboard;
Add existing account / create account: allows you to associate one or more previously created SIP accounts with the extension, or to create one in line with the room configuration;
Extension template: indicates the template containing the default parameters to be used for the selected extension type. All the other attributes present in the panel import the default values but it is possible to overwrite them if necessary.

The following settings are a consequence of the assigned template (adjustable from the "List of Room Templates" panel, the same used for standard extensions templates) with the possibility of overriding each setting. When creating a new room template, default values are initialized to those specified in the "Default values of room templates" panel. The room configuration parameters that can be inherited from the template are:

Show in local phonebook: Enables or disables the display of the extension in the extension phonebook
Ldap publishing mode: Indicates how the extension is published in LDAP among the various options available, in a similar way as for extensions
Organization/Organizational unit: these two configuration attributes are used as filtering parameters within the Receptionist dashboard, where they are interpreted with the label "Building" and "Floor"
Standard/Restricted outbound routing class: as for extensions, these two classes define the type (and routing) of external calls allowed. When a room is in the "free" state (i.e. not occupied), the restricted class is assigned to it, while when it is in the "occupied" state (i.e. associated with a guest, after check-in), it is possible to select from the room management widget which of the two classes it uses. In this way, it is possible to prevent outgoing calls to the phones of the rooms, even if they are occupied, and eventually unblock them upon request of the guest
Calls limit/Busy level: identical to the same settings of the extension, they allow to define respectively the maximum number of simultaneous calls possible for the extension and the number of calls in progress on an extension upon reaching which this must be considered busy (and therefore any further attempt to call this extension will end with this result);
Failovers: as in the case of standard extensions, indicate how a call destined to the extension that ends with one of the three possible outcomes (not answered, busy, not available) should be handled for each of the three possible origins (internal, external or transfer to the extension).

Alarm clock service

The license of the Hotel module includes the enablement of the wake-up service. Before you can use the alarm clock service within the Hotel module, it is necessary to configure it in advance from the "PBX Applications" > "Alarm clock Service" panel. The alarm service allows setting one or more alarms for each room, in the form of date and time. At the scheduled time, KalliopePBX will make one or more calls to the room and optionally collect the confirmation of reception from the guest.

The general configuration of the service is done in the "Alarm Service Settings"; these include:

The explicit enabling of the service
The assignment of a Name (which will be used as Display Name for calls made by the service
The audio file to be played to the guest when they answer the wake-up service call

In addition to these necessary settings, there are other parameters with which to customize the way the service is used:

Number of call attempts: this is the maximum number of calls that PBX will make to the extension for each set alarm clock, if the guest doesn’t acknowledge the answer. By default, answering the call constitutes an answer confirmation, but you can request confirmation by typing a key before or after the alarm sound message is played
Timeout: is the time for which the destination extension is made to ring before considering the wake-up attempt failed. The system will repeat the call a maximum number of times equal to the value set in the previous step
Ask for confirmation answer: before playing the audio message, you must press key 1. Failure to press the key prevents the call from continuing; if you hang up, the alarm is considered "not confirmed" and a further call attempt (if there are any) is made by the control unit;
Ask for confirmation of listening: similar to the previous one, but at the end of the playing of the alarm message (in this case you are asked to press button 9)

At the end of the number of call attempts without confirmation (according to the configured modalities described above), the alarm will be "not answered" and a warning will appear in the dashboard of the receptionist for information purposes. These alerts can be acknowledged (and therefore deleted) by the receptionist after he has carried out the necessary actions (manual call to the room, etc.). The two tabs in the panel "List of wake-up calls" and "List of finished wake-up calls" contain the list of active and finished wake-up calls. The first panel contains those programmed in the future, currently active or finished without confirmation of reception; the second panel contains the list of completed alarms with answers or those not answered but manually taken over by the receptionist (following the cancellation of the alert on the receptionist panel). In both cases, for each alarm it is possible to visualize the complete list of events related to each call attempt with the relative timestamps.

Receptionist panel

This panel collects all the rooms and is used by the hotel receptionists to manage the rooms and related services. It is divided into two parts: the column on the right that contains notifications for unanswered alarms from guests and the main area on the left, where all rooms are displayed in matrix form, grouped according to the attributes "building" and "floor" of location. The "no answer alarm" alerts appear automatically when all the call attempts associated with the alarm of a room end unsuccessfully; the alert shows the name and number of the room and the time at which the alarm was programmed. By clicking on the X inside the alert, it will be deleted; simultaneously, the corresponding alert will be moved from the panel of the active alerts to the panel of the terminated alerts (see the previous section on the alarm service). Each room configured in the central unit appears in the left section of the dashboard as a widget (or box); the color of the widget indicates the room occupation status: a "green" room is free while a guest occupies a "red" room. In the latter case, the four text fields inside the room box indicate in order:

The name of the guest(s)
Any notes associated with the room
The first scheduled alarm clock for that room
The total cost of the calls made by the room from the time of check-in to the current time (available starting with Firmware 4.9.6).

The top bar allows you to apply real-time filtering in the room view based on:

Building and/or floor
Cleanliness status
Free text matching on the "guest names" and "notes" fields of the room
Finally, inside the widget, there is a button with a vacuum cleaner icon: this button has the dual function of indicating and being able to switch the cleaning status of the room

In the case of a dirty room, the button is on (yellow). By clicking on the button the receptionist can switch the status from "dirty" to "clean" and vice versa. The cleaning status of the rooms is updated every 10 seconds, any change in the status via telephone code from the room is reflected in real time on the status displayed on the panel.

Clicking inside the widget of a room, you can enter the detail status panel, where you can perform check-in and check-out operations and view room data more broadly.

Selecting a free room, it is possible to check-in by clicking on the button with the same name. During check-in, it is necessary to indicate the name of at least one guest in the room, but it is also possible to add the names of additional guests, and any textual notes. Together with the check-in, it is possible to choose the two enabling classes (to external calls) to attribute to the room. This setting is editable afterward, going back to the detail panel of the room.

During the check-in operation, it is possible to enter the following data associated with the room:

Owner (required): name of the person to whom the room is registered. Additional guests can be added by selecting "Add Additional". When filtering the rooms from the dashboard, the free text search operates on all the names entered
Alarms: date and time to set the room alarm if the owner requested it. You may add one or more alarms by selecting “Add”. This service can only be set by the operator
External calls: enable external calls from rooms with standard or restricted class.

This service generates of a detailed reporter of the calls made from a room phone since the moment of check-in, including the cost calculated from the duration according to a specific rate configurable.

Notes: free text, allows you to enter reminders. When filtering rooms from the dashboard, the free text search also operates on the content of this field.

Once the configuration is completed, clicking on "Save" the check-in is performed (the widget changes from green to red), and the relative timestamp is associated with the room to calculate the calls competence. In addition to these settings, in the detail panel of the room, it is possible to see the cleaning status of the room and (from firmware 4.9.6) the cumulative count of the cost of the calls made from inside the room from the check-in moment until the current moment. If you select an occupied room, you can click on the "Check out" button to perform the corresponding action (after confirmation), after which the room status returns to available ("free").

Reservation History List

In this panel it is possible to view the history of reservations for each room, displaying the date and time of check-in and check-out, the name of guests, and any notes. For each room, it is also possible to download the XLSX report with the list of calls made by the guests of the specific room within the period of occupancy. The panel contains both the current occupations (the check-out timestamp is empty) and the past ones. The guest information and notes present at the check-out time are saved in the reservation history.

Documentation of debits (Billing Service)

The Debit Documentation service present on KalliopePBX (currently available as a component included in the Hotel Module license), allows the calculation of the costs of calls made from each extension associated with a room, through the definition of a cost profile that can be differentiated according to the destination (with a specific prefix, exact numbers, all other numbers) and the outgoing line used. For further information click here.

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 <languages />
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
 {|style="width: 70%; color: black; border: 2px solid" cellpadding="5"
 |-
-| '''NOTA BENE''': Questo servizio è legato a <u>'''licenze opzionali'''</u> ed è disponibile a partire dalla versione firmware '''4.9.4''' in poi.
+| '''N. B.''': This service is tied to <u>'''optional licenses'''</u>  and is available from firmware version '''4.9.4''' onwards.
 |}<br>
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+== Kalliope Hotel Module ==
-== Modulo Kalliope Hotel ==
+The Kalliope Hotel module is an add-on of KalliopePBX, which can be activated through a special license. It offers a set of specific functions for hospitality.
-{{#evu:https://vimeo.com/526217255
+The functions included are:
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+* '''Receptionist panel''': this panel is used by the hotel receptionists for the ordinary management of the rooms and related services, including the occupancy status, the guest name, any notes and the next set of alarms. For each room, it is possible to access a detailed status panel, in which the room data can be viewed in detail and related operations can be carried out (activation of an alarm clock, check-in/check-out, setting the name of the main guest, etc.).
-}}
-Il modulo Kalliope Hotel è un add-on di KalliopePBX, attivabile tramite apposita licenza, che offre un set di funzioni specifiche per l’hospitality.
-Le funzioni incluse sono:
-* '''Pannello receptionist''': questo pannello è utilizzato dai receptionist dell’hotel per la gestione ordinaria delle camere e dei servizi relativi, inclusi lo stato di occupazione, il nome dell’ospite, eventuali annotazioni e la prossima tra le sveglie impostate. Per ciascuna stanza è possibile accedere ad un pannello di stato di dettaglio, in cui visualizzare in modo più esteso i dati della stanza ed effettuare le operazioni relative (attivazione di una sveglia, check-in/check-out, impostazione del nominativo dell’ospite principale, ecc.)
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+* '''Check-in/check-out service''': this service changes the occupancy status of a specific room from "free" to "occupied" and the other way around. The status change events are time-stamped and are used to generate the debits documentation report for calls made from the room telephone, according to the configured rates (available from firmware 4.9.6). Using the Enabling Classes mechanism, it is also possible to differentiate access to telephone services in each of the "free" and "busy" states of the room.
-* '''Servizio check-in/check-out''': questo servizio modifica lo stato di occupazione di una determinata camera da “libera” a “occupata” e viceversa. Gli eventi di cambio stato sono marcati temporalmente e vengono utilizzati per generare il rapporto di documentazione addebiti per le chiamate effettuate dal telefono della camera, in accordo alle tariffe configurate (disponibile a partire dal firmware 4.9.6). È possibile inoltre differenziare l’accesso ai servizi telefonici in ciascuno degli stati “libera” e “occupata” della camera, utilizzando il meccanismo delle Classi di abilitazione.
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+* '''Alarm clock service''': this service allows to generate a call at a predetermined time to the extension associated with a room; the response from the guest can be answering the call or by explicit confirmation before or after listening to the wake-up message; in case of no warranty, the system can repeat the ring several times, according to the configuration made for the service. The programming of the alarm can be done via web through the receptionist panel; for each room can be active more alarms, even at different times for each day.
-* '''Servizio sveglia''': questo servizio permette di generare una chiamata ad un orario predeterminato verso l’interno associato ad una camera; il riscontro da parte dell’ospite può avvenire semplicemente rispondendo alla chiamata, oppure mediante conferma esplicita prima o dopo l’ascolto del messaggio di sveglia; in caso di mancata conferma, il sistema può ripetere la chiamata più volte, secondo la configurazione effettuata per il servizio. La programmazione della sveglia può essere effettuata via web tramite il pannello receptionist; Per ciascuna camera possono essere attive più sveglie, anche ad orari diversi per ciascun giorno.
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+* '''Room cleaning service''': this service allows the room to be marked as clean/dirty and to switch its status either from the Receptionist panel of the GUI or by telephone via a service code from the person who cleans the room. The cleaning status of all occupied rooms is automatically set to the value "dirty" during the night and can then be reset to "clean" in manual mode.
-* '''Servizio “pulizia camera”''': questo servizio permette di marcare la stanza come pulita/sporca e di commutarne lo stato sia dal pannello Receptionist della GUI, che telefonicamente tramite un codice di servizio dalla persona che effettua la pulizia della camera. Lo stato di pulizia di tutte le camere occupate viene automaticamente impostato al valore “sporca” durante la notte, per poi poter essere riportato a “pulita” in modo manuale.
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+== Configuration ==
-== Configurazione del Servizio ==
+The Hotel Module is configured in the "Hotel Module" "Configuration" panel. The visibility of the panel and its tabs is conditional on the activation of the License.
-Il Modulo Hotel viene configurato nel pannello “Modulo Hotel” “Configurazione”. La visibilità del pannello e dei relativi tab è condizionata all’attivazione della Licenza.
+The configuration panel has four tabs:
-Il pannello di configurazione prevede quattro tab:
+* Room List
-* Lista Camere
+* Rooms Template List
-* Lista Template delle Camere
+* Default values of room templates
-* Valori predefiniti dei template delle camere
+* Global settings
-* Impostazioni globali
+=== Global settings ===
-=== Impostazioni globali ===
+In this panel, you can set the prefix of the numerical selection that you need to type to set a clean/dirty room by telephone. From inside each room, it’s possible to call this prefix followed by the number 0 to mark the room as clean or by the number 1 to mark the room as dirty. For example, if the code *33 is configured as a prefix, it is sufficient to call *330 from the room telephone to mark the room as clean.
-In questo pannello è possibile impostare il prefisso della selezione numerica da eseguire per impostare telefonicamente una stanza a pulita/sporca. Dall’interno di ciascuna camera è possibile quindi effettuare una chiamata a tale prefisso seguito dal numero 0 per marcare la stanza come pulita o dal numero 1 per marcare la stanza come sporca. Ad esempio nel caso di configurare come prefisso il codice *33, per marcare la stanza pulita è sufficiente chiamare la selezione *330 dal telefono della camera.
+When the service is enabled, the relative selection will be displayed in the numbering plan in read-only mode. The other option allows to enable or disable the blocking of direct calls between rooms.
-All’abilitazione del servizio, nel piano di numerazione verrà esposta in modalità sola lettura la relativa selezione.
+With the active block, it will not be possible to make direct calls from one room to another; the rooms will still be able to call the other extensions of the central unit (or be called by them) or other selections of the numbering plan.<br>
-L’altra opzione presente permette di abilitare o disabilitare il blocco delle  chiamate dirette tra camere. Con il blocco attivo, non sarà possibile effettuare chiamate da una camera all’altra in modo diretto; le camere potranno comunque chiamare gli altri interni della centrale (o essere chiamate da questi) o altre selezioni del piano di numerazione.
+[[File:Hotel Settings.JPG]]
-[[File:Immagine1.png]]
+=== Rooms configuration ===
-=== Configurazione delle camere ===
+The configuration of the rooms is carried out in a similar way to what is done for the configuration of standard extensions.
-La configurazione delle camere è effettuata in modo analogo a quanto viene fatto per la configurazione degli interni standard. Anche in questo caso è previsto un meccanismo di configurazione basato su template (o modelli) per gestire le impostazioni comuni a più camere, ed un pannello in cui specificare i valori predefiniti che saranno utilizzati ogni volta che viene creato un nuovo template di camera.
+Also, there is a configuration mechanism based on templates to manage the settings common to multiple rooms and a panel in which to specify the default values that will be used each time a new room template is created.
-Il flusso di lavoro quindi prevede prima di configurare i valori predefiniti dei template, quindi creare uno o più template di camere, ed infine creare le vere e proprie camere, con i relativi numeri di interno.
+The workflow involves first configuring the default values of the templates (creating one or more room templates) and finally making the actual rooms with their extension numbers.
-Come per gli interni standard, anche a quelli delle camere è possibile assegnare uno o più account SIP, da utilizzare su uno o più terminali di camera; a differenza degli interni, non esiste una distinzione particolare per gli account SIP utilizzati negli interni delle camere, per cui prima di procedere alla creazione delle camere è possibile creare gli account necessari tramite il consueto pannello di gestione degli account SIP, nel menù “PBX” > “Interni ed account”.
+As for the standard extensions, it’s possible to assign one or more SIP accounts to those of the rooms and it can be used on one or more room extensions; unlike the extensions, there is no particular distinction for the SIP accounts used in the room extensions, so before proceeding to the creation of the rooms it is possible to create the necessary accounts through the usual SIP account management panel, in the "PBX" menu > "Extensions and Accounts". As for the extensions, to facilitate the creation of many rooms, it is possible to use the massive import procedure by XLS/CSV file, using as a template the file available by clicking on the link "Massive import of rooms".
-Come per gli interni, al fine di agevolare la creazione di un numero elevato di camere è possibile ricorrere alla procedura di importazione massiva mediante file XLS/CSV, utilizzando come modello il file disponibile cliccando sul link “Importazione massiva delle camere”.
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+[[File:Hotel Room List.JPG]]
-[[File:Lista camere.png]]
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+Selecting "'''Add new room'''" it is possible to add a room to the list and configure it. As indicated above, rooms' configuration follows the extensions' configuration by replicating the principle of configuration using templates; the parameters available for the configuration of the rooms are a subset of those of the standard interiors.
-Selezionando “'''Aggiungi nuova camera'''” è possibile aggiungere una camera alla lista e configurarla. Come indicato in precedenza, la configurazione delle camere ricalca la configurazione degli interni replicando il principio di configurazione mediante modelli (o template); i parametri disponibili per la configurazione delle camere sono un sottoinsieme di quelli degli interni standard.
+The configuration parameters of a room are:
-I parametri di configurazione di una camera sono:
+* '''Extension''': the telephone number associated with the room;
-* Interno: numero telefonico associato alla camera;
+* '''Name''': The name of the room. Not necessarily the same as the room number, it is listed along with the extension on the receptionist dashboard;
-* Nome: Il nome della camera. Non necessariamente coincidente con il numero della camera, viene riportato insieme all’interno nella dashboard del receptionist;
+* '''Add existing account / create account''': allows you to associate one or more previously created SIP accounts with the extension, or to create one in line with the room configuration;
-* Aggiungi account esistente/Crea account: Consente di associare all’interno uno o più account SIP precedentemente creati, o di crearne uno in linea alla configurazione della camera;
+* '''Extension template''': indicates the template containing the default parameters to be used for the selected extension type. All the other attributes present in the panel import the default values but it is possible to overwrite them if necessary.
-* Template dell’interno: Indica il modello contenente i parametri di default da utilizzare per la tipologia di interno prescelta. Tutti gli attributi successivamente presenti nel pannello importano i valori di default ma è possibile sovrascriverli se necessario.
+[[File:New Hotel Room.JPG]]
-[[File:Nuova_camera.png]]
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+The following settings are a consequence of the assigned template (adjustable from the "List of Room Templates" panel, the same used for standard extensions templates) with the possibility of overriding each setting. When creating a new room template, default values are initialized to those specified in the "Default values of room templates" panel. The room configuration parameters that can be inherited from the template are:
-Le impostazioni successive sono ereditate dal template assegnato (modificabile dal pannello “Lista dei Template delle camere”, omologo a quello usato per i template degli interni standard) con possibilità di effettuare override per singola impostazione.
+* '''Show in local phonebook''': Enables or disables the display of the extension in the extension phonebook
-In fase di creazione di un nuovo template di camera i valori di default sono inizializzati a quelli specificati nel pannello “Valori predefiniti dei template delle camere”. I parametri di configurazione della camera ereditabili da template sono:
+* '''Ldap publishing mode''': Indicates how the extension is published in LDAP among the various options available, in a similar way as for extensions
-* Mostra nella rubrica locale: Abilita o disabilita la visualizzazione dell’interno nella rubrica degli interni;
+* '''Organization/Organizational unit''': these two configuration attributes are used as filtering parameters within the Receptionist dashboard, where they are interpreted with the label "Building" and "Floor"
-* Modalità di pubblicazione LDAP: Indica la modalità di pubblicazione dell’interno in LDAP tra le varie opzioni disponibili, in modo analogo a quanto previsto per gli interni;
+* '''Standard/Restricted outbound routing class''': as for extensions, these two classes define the type (and routing) of external calls allowed. When a room is in the "free" state (i.e. not occupied), the restricted class is assigned to it, while when it is in the "occupied" state (i.e. associated with a guest, after check-in), it is possible to select from the room management widget which of the two classes it uses. In this way, it is possible to prevent outgoing calls to the phones of the rooms, even if they are occupied, and eventually unblock them upon request of the guest
-* Ente/Reparto: questi due attributi di configurazione sono utilizzati come parametri di filtraggio all’interno della dashboard Receptionist, nel quale vengono interpretati con l’etichetta “Edificio” e “Piano”;
+* '''Calls limit/Busy level''': identical to the same settings of the extension, they allow to define respectively the maximum number of simultaneous calls possible for the extension and the number of calls in progress on an extension upon reaching which this must be considered busy (and therefore any further attempt to call this extension will end with this result);
-* Classe di instradamento in uscita standard e ristretta: come per gli interni, queste due classi determinano la tipologia (e l’instradamento) delle chiamate esterne permesse. Quando una camera si trova nello stato “libera” (quindi non occupata) viene assegnata al suo interno la classe ristretta mentre quando si trova nello stato “occupata” (e quindi è associata ad un ospite, a seguito di check-in) è possibile selezionare dal widget di gestione della camera quale delle 2 classi utilizza. In questo modo è possibile impedire le chiamate uscenti ai telefoni delle camere, anche se occupate, ed eventualmente sbloccarle su richiesta dell’ospite;
+* '''Failovers''': as in the case of standard extensions, indicate how a call destined to the extension that ends with one of the three possible outcomes (not answered, busy, not available) should be handled for each of the three possible origins (internal, external or transfer to the extension).
-* Limite chiamate contemporanee e livello di occupato: identici alle omonime impostazioni dell’interno, permettono di definire rispettivamente il numero massimo di chiamate contemporanee possibili per l’interno e il numero di chiamate in corso su un interno al raggiungimento del quale questo deve essere considerato occupato (e quindi un eventuale ulteriore tentativo di chiamata a tale interno terminerà con tale esito);
+[[File:Edit Hotel Room Template.JPG]]
-* Trabocchi: come nel caso degli interni standard, indicano come deve essere gestita una chiamata destinata all’interno che termina per uno dei tre possibili esisti (non risposta, occupato, non disponibile) per ciascuna delle tre possibili origini (interna, esterna o trasferimento all’interno).
-[[File:Template delle camere.png]]
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+== Alarm clock service ==
-== Servizio sveglia ==
+The license of the Hotel module includes the enablement of the wake-up service. Before you can use the alarm clock service within the Hotel module, it is necessary to configure it in advance from the "PBX Applications" > "Alarm clock Service" panel. The alarm service allows setting one or more alarms for each room, in the form of date and time. At the scheduled time, KalliopePBX will make one or more calls to the room and optionally collect the confirmation of reception from the guest.
-La licenza del modulo Hotel include l’abilitazione del servizio sveglia. Prima di poter utilizzare il servizio sveglia all’interno del modulo Hotel è necessario effettuarne una preventiva configurazione, dal pannello “Applicazioni PBX” > “Servizio sveglia”.
-Il servizio sveglia permette di impostare una o più sveglie per ciascuna camera, sotto forma di data e ora. AL momento previsto KalliopePBX si occuperà di effettuare una o più chiamate verso l’interno della camera ed opzionalmente raccogliere la conferma di ricezione da parte dell’ospite.
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+The general configuration of the service is done in the "Alarm Service Settings"; these include:
-La configurazione generale del servizio viene effettuata nel Tab “Impostazioni servizio sveglia”; queste includono:
+* The explicit enabling of the service
-* L’abilitazione esplicita del servizio;
+* The assignment of a Name (which will be used as Display Name for calls made by the service
-* L’assegnazione di un Nome (che sarà utilizzato come Display Name per le chiamate effettuate dal servizio;
+* The audio file to be played to the guest when they answer the wake-up service call
-* Il file audio da riprodurre all’ospite nel momento in cui risponde alla chiamata del servizio sveglia;
-Oltre a queste impostazioni necessarie sono presenti altri parametri con cui personalizzare le modalità di fruizione del servizio. Queste sono:
+In addition to these necessary settings, there are other parameters with which to customize the way the service is used:
-* Numero di tentativi di chiamata: è il numero massimo di chiamate che il PBX effettuerà verso l’interno per ciascuna sveglia impostata, nel caso in cui l’ospite non dia conferma di aver risposto. Come impostazione predefinita la semplice risposta alla chiamata costituisce conferma di risposta, ma è possibile richiedere la conferma mediante digitazione di un tasto prima o dopo la riproduzione del messaggio audio di sveglia;
+* Number of call attempts: this is the maximum number of calls that PBX will make to the extension for each set alarm clock, if the guest doesn’t acknowledge the answer. By default, answering the call constitutes an answer confirmation, but you can request confirmation by typing a key before or after the alarm sound message is played
-* Timeout: è il tempo per il quale viene fatto squillare l’interno di destinazione prima di considerare il tentativo di sveglia fallito. Il sistema ripeterà la chiamata un numero massimo di volte pari al valore impostato al punto precedente;
+* Timeout: is the time for which the destination extension is made to ring before considering the wake-up attempt failed. The system will repeat the call a maximum number of times equal to the value set in the previous step
-* Richiedi conferma di risposta: prima di riprodurre il messaggio audio viene chiesto di premere il tasto 1. La mancata digitazione del tasto impedisce il proseguire della chiamata; in caso di riaggancio la sveglia viene considerata come “non confermata” ed un ulteriore tentativo di chiamata (se ve ne sono di residui) viene eseguito dalla centrale;
+* Ask for confirmation answer: before playing the audio message, you must press key 1. Failure to press the key prevents the call from continuing; if you hang up, the alarm is considered "not confirmed" and a further call attempt (if there are any) is made by the control unit;
-* Richiedi conferma di ascolto: analogo al precedente, ma al termine della riproduzione del messaggio di sveglia (in questo caso viene chiesto di premere il tasto 9)
+* Ask for confirmation of listening: similar to the previous one, but at the end of the playing of the alarm message (in this case you are asked to press button 9)
-Al termine del numero di tentativi di chiamata senza che sia data conferma (secondo le modalità configurate esposte sopra) la sveglia risulterà “non risposta” e comparirà un avviso nella dashboard del receptionist a fini informativi. Tali avvisi potranno essere riscontrati (e quindi cancellati) dal receptionist dopo che questi abbia effettuato le necessarie azioni (chiamata manuale alla stanza, ecc.).
-I due tab presenti nel pannello “Lista di istanze di sveglie” e “Lista di istanze svegli terminate” contengono l’elenco delle sveglie attive e di quelle terminate.
+At the end of the number of call attempts without confirmation (according to the configured modalities described above), the alarm will be "not answered" and a warning will appear in the dashboard of the receptionist for information purposes. These alerts can be acknowledged (and therefore deleted) by the receptionist after he has carried out the necessary actions (manual call to the room, etc.). The two tabs in the panel "List of wake-up calls" and "List of finished wake-up calls" contain the list of active and finished wake-up calls.
-Il primo pannello contiene quelle programmate nel futuro, correntemente attive oppure terminate senza conferma di ricezione; il secondo pannello contiene invece l’elenco delle sveglie completate con risposta oppure quelle non risposte ma prese in carico manualmente dal receptionist (a seguito dell’annullamento dell’avviso sul pannello receptionist).
+The first panel contains those programmed in the future, currently active or finished without confirmation of reception; the second panel contains the list of completed alarms with answers or those not answered but manually taken over by the receptionist (following the cancellation of the alert on the receptionist panel). In both cases, for each alarm it is possible to visualize the complete list of events related to each call attempt with the relative timestamps.
-In entrambi i casi per ciascuna sveglia è possibile visualizzare l’elenco completo degli eventi relativi a ciascun tentativo di chiamata con i relativi timestamp.
+== Receptionist panel ==
-== Pannello Receptionist ==
+This panel collects all the rooms and is used by the hotel receptionists to manage the rooms and related services. It is divided into two parts: the column on the right that contains notifications for unanswered alarms from guests and the main area on the left, where all rooms are displayed in matrix form, grouped according to the attributes "building" and "floor" of location.
-Questo pannello raccoglie tutte le camere e viene utilizzato dai receptionist dell’hotel per la gestione ordinaria delle camere e dei servizi relativi.
+The "no answer alarm" alerts appear automatically when all the call attempts associated with the alarm of a room end unsuccessfully; the alert shows the name and number of the room and the time at which the alarm was programmed. By clicking on the X inside the alert, it will be deleted; simultaneously, the corresponding alert will be moved from the panel of the active alerts to the panel of the terminated alerts (see the previous section on the alarm service).
-E’diviso in due parti, la colonna di destra che contiene le notifiche per le sveglie non risposte dagli ospiti, l’area principale a sinistra in cui sono visualizzate in forma di matrice tutte le camere raggruppate in base agli attributi “edificio” e “piano” di collocazione.
+Each room configured in the central unit appears in the left section of the dashboard as a widget (or box); the color of the widget indicates the room occupation status: a "green" room is free while a guest occupies a "red" room. In the latter case, the four text fields inside the room box indicate in order:
-Gli avvisi di “sveglia non risposta” compaiono automaticamente nel momento in cui terminano senza successo tutti i tentativi di chiamata associati alla sveglia di una camera; l’avviso riporta il nome e numero della camera, e l’orario a cui la sveglia era programmata. Cliccando sulla X all’interno dell’avviso questo viene cancellato; parallelamente la sveglia corrispondente viene spostata dal pannello di quelle attive a quello delle sveglie terminate (vedi sezione precedente relativa al servizio sveglia).
+* The name of the guest(s)
-Ciascuna camera configurata nella centrale compare all’interno della sezione di sinistra della dashboard sotto forma di widget (o riquadro); il colore del widget indica lo stato di occupazione della camera: una camera “verde” è libera mentre una camera “rossa” è occupata da un ospite. In quest’ultimo caso i 4 campi testuali presenti all’interno del riquadro della camera indicano nell’ordine:
+* Any notes associated with the room
-* Il nominativo dell’ospite (o degli ospiti);
+* The first scheduled alarm clock for that room
-* Eventuali note associate alla camera;
+* The total cost of the calls made by the room from the time of check-in to the current time (available starting with Firmware 4.9.6).
-* La prima sveglia programmata per quella camera;
+The top bar allows you to apply real-time filtering in the room view based on:
-* Il costo complessivo delle chiamate effettuate dalla camera a partire dall’istante di check-in al momento attuale (disponibile a partire dal firmware 4.9.6).
+* Building and/or floor
-La barra superiore permette di applicare in tempo reale un filtraggio nella visualizzazione delle camere in base a:
+* Cleanliness status
-* Edificio e/o piano;
+* Free text matching on the "guest names" and "notes" fields of the room
-* Stato di pulizia;
+* Finally, inside the widget, there is a button with a vacuum cleaner icon: this button has the dual function of indicating and being able to switch the cleaning status of the room
-* Corrispondenza di un testo libero sui campi “nominativi ospiti” e “note” della camera;
-* All’interno del widget è infine presente un pulsante con l’icona di un’aspirapolvere; questo pulsante ha la duplice funzione di indicare e poter commutare lo stato di pulizia della camera.
+In the case of a dirty room, the button is on (yellow). By clicking on the button the receptionist can switch the status from "dirty" to "clean" and vice versa.
-In caso di camera sporca il pulsante è acceso (in colore giallo); cliccando sul bottone il receptionist ha inoltre la possibilità di commutare lo stato da “sporca” a “pulita” e viceversa.
+The cleaning status of the rooms is updated every 10 seconds, any change in the status via telephone code from the room is reflected in real time on the status displayed on the panel.
-Lo stato di pulizia delle camere è aggiornato ogni 10 secondi; una eventuale modifica dello stato mediante codice telefonico dalla stanza si riflette in tempo praticamente reale sullo stato visualizzato sul pannello.
 [[File:Pannello receptionist.png]]
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+Clicking inside the widget of a room, you can enter the detail status panel, where you can perform check-in and check-out operations and view room data more broadly.
-Cliccando all’interno del widget di una camera si accede al pannello di stato di dettaglio, in cui è possibile eseguire le operazioni di check-in e check-out e visualizzare in modo più esteso i dati della stanza.
 [[File:Room.png]]
-</div>
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+Selecting a free room, it is possible to check-in by clicking on the button with the same name. During check-in, it is necessary to indicate the name of at least one guest in the room, but it is also possible to add the names of additional guests, and any textual notes.
-Selezionando una stanza libera è possibile effettuare il check-in cliccando sul pulsante omonimo; in fase di check-in è necessario indicare il nominativo di almeno un ospite della camera, ma è possibile aggiungere anche i nominativi degli ospiti addizionali, così come eventuali note testuali. Contestualmente al check-in si può scegliere quale delle due classi di abilitazione (alle chiamate esterne) attribuire alla camera; tale impostazione è poi modificabile in seguito tornando nel pannello di dettaglio della camera.
+Together with the check-in, it is possible to choose the two enabling classes (to external calls) to attribute to the room. This setting is editable afterward, going back to the detail panel of the room.
-</div>
+During the check-in operation, it is possible to enter the following data associated with the room:
+* '''Owner (required)''': name of the person to whom the room is registered. Additional guests can be added by selecting "Add Additional". When filtering the rooms from the dashboard, the free text search operates on all the names entered
+* '''Alarms''': date and time to set the room alarm if the owner requested it. You may add one or more alarms by selecting “Add”. This service can only be set by the operator
+* '''External calls''': enable external calls from rooms with standard or restricted class.
+This service generates of a detailed reporter of the calls made from a room phone since the moment of check-in, including the cost calculated from the duration according to a specific rate configurable.
+* '''Notes''': free text, allows you to enter reminders. When filtering rooms from the dashboard, the free text search also operates on the content of this field.
-<div lang="it" dir="ltr" class="mw-content-ltr">
+Once the configuration is completed, clicking on "Save" the check-in is performed (the widget changes from green to red), and the relative timestamp is associated with the room to calculate the calls competence. In addition to these settings, in the detail panel of the room, it is possible to see the cleaning status of the room and (from firmware 4.9.6) the cumulative count of the cost of the calls made from inside the room from the check-in moment until the current moment. If you select an occupied room, you can click on the "Check out" button to perform the corresponding action (after confirmation), after which the room status returns to available ("free").
-In maggior dettaglio, durante l’operazione di check-in è possibile inserire i seguenti dati associati alla camera:
+== Reservation History List ==
-* Intestatario (obbligatorio): nome della persona a cui è intestata la camera. È possibile aggiungere ospiti addizionali selezionando “Aggiungi addizionale”. In fase di filtraggio delle camere dalla dashboard, la ricerca a testo libero opera su tutti i nominativi inseriti.
+In this panel it is possible to view the history of reservations for each room, displaying the date and time of check-in and check-out, the name of guests, and any notes.
-* Sveglie: Data e ora a cui impostare la sveglia per la stanza se richiesta dall’intestatario. È possibile aggiungere una o più sveglie selezionando aggiungi. Questo servizio può essere impostato soltanto dall’operatore.
+For each room, it is also possible to download the XLSX report with the list of calls made by the guests of the specific room within the period of occupancy. The panel contains both the current occupations (the check-out timestamp is empty) and the past ones. The guest information and notes present at the check-out time are saved in the reservation history.
-* Chiamate esterne: abilitare le chiamate esterne dalle camere con classe standard o ristretta. Questo servizio prevede la generazione di un reporter dettagliato delle chiamate effettuate dal telefono di una camera a partire dal momento del check-in comprensivo del costo calcolato a partire dalla durata in base ad una specifica tariffa, configurabile.
-* Note: testo libero, permette di inserire dei promemoria. In fase di filtraggio delle camere dalla dashboard, la ricerca a testo libero opera anche sul contenuto di questo campo.
-Completata la configurazione, cliccando su “Salva” viene effettuato il check-in (il widget passa da verde a rosso), ed il relativo timestamp viene associato alla camera per il calcolo della competenza delle chiamate.
-Oltre a queste impostazioni, nel pannello di dettaglio della camera è possibile visualizzare lo stato di pulizia della camera e (dal firmware 4.9.6) il conteggio cumulativo del costo delle chiamate effettuate dall’interno della camera a partire dall’istante di check-in fino all’istante corrente.
-Selezionando invece una stanza occupata, è possibile cliccare sul pulsante “Check out” per eseguire l’azione corrispondente (previa conferma), a seguito della quale lo stato della camera torna a disponibile (“libera”).
-== Lista Storico Prenotazioni ==
-In questo pannello è possibile visualizzare lo storico delle prenotazioni per ogni singola camera, visualizzando data ed ora del check-in e check-out, nome degli ospiti ed eventuali note.
-Per ogni camera è inoltre possibile scaricare il report XLSX con l’elenco delle chiamate effettuate dagli ospiti di quella camera all’interno del periodo di occupazione.
-Il pannello contiene sia le occupazioni correnti (per le quali quindi il timestamp di check-out è vuoto che quelle passate. Le informazioni relativi agli ospiti e le note presenti al momento del check-out vengono salvate nello storico prenotazioni.
-</div>
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 [[File:Storico prenotazioni.png]]
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+== Documentation of debits (Billing Service) ==
-== Documentazione addebiti (Servizio Billing) ==
+The Debit Documentation service present on KalliopePBX (currently available as a component included in the Hotel Module license), allows the calculation of the costs of calls made from each extension associated with a room, through the definition of a cost profile that can be differentiated according to the destination (with a specific prefix, exact numbers, all other numbers) and the outgoing line used. For further information [[Documentazione_addebiti/en|click here]].
-Il servizio di Documentazione Addebiti presente su KalliopePBX (attualmente disponibile come componente inclusa nella licenza del Modulo Hotel), permette il calcolo dei costi delle chiamate effettuate da ogni interno associato ad una camera, tramite la definizione di un profilo di costo differenziabile in base alla destinazione (con un certo prefisso, numeri esatti, tutti gli altri numeri) ed alla linea di uscita utilizzata.
-Per maggiori informazioni [[Documentazione_addebiti|clicca qui]]
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