Kalliope Hotel

NOTA BENE: Questo servizio è legato a licenze opzionali ed è disponibile a partire dalla versione firmware 4.9.4 in poi.

Modulo Kalliope Hotel

Il modulo Kalliope Hotel è un add-on di KalliopePBX, attivabile tramite apposita licenza, che offre un set di funzioni specifiche per l’hospitality. Le funzioni incluse sono:

Pannello receptionist: questo pannello è utilizzato dai receptionist dell’hotel per la gestione ordinaria delle camere e dei servizi relativi, inclusi lo stato di occupazione, il nome dell’ospite, eventuali annotazioni e la prossima tra le sveglie impostate. Per ciascuna stanza è possibile accedere ad un pannello di stato di dettaglio, in cui visualizzare in modo più esteso i dati della stanza ed effettuare le operazioni relative (attivazione di una sveglia, check-in/check-out, impostazione del nominativo dell’ospite principale, ecc.)

Servizio check-in/check-out: questo servizio modifica lo stato di occupazione di una determinata camera da “libera” a “occupata” e viceversa. Gli eventi di cambio stato sono marcati temporalmente e vengono utilizzati per generare il rapporto di documentazione addebiti per le chiamate effettuate dal telefono della camera, in accordo alle tariffe configurate (disponibile a partire dal firmware 4.9.6). È possibile inoltre differenziare l’accesso ai servizi telefonici in ciascuno degli stati “libera” e “occupata” della camera, utilizzando il meccanismo delle Classi di abilitazione.

Servizio sveglia: questo servizio permette di generare una chiamata ad un orario predeterminato verso l’interno associato ad una camera; il riscontro da parte dell’ospite può avvenire semplicemente rispondendo alla chiamata, oppure mediante conferma esplicita prima o dopo l’ascolto del messaggio di sveglia; in caso di mancata conferma, il sistema può ripetere la chiamata più volte, secondo la configurazione effettuata per il servizio. La programmazione della sveglia può essere effettuata via web tramite il pannello receptionist; Per ciascuna camera possono essere attive più sveglie, anche ad orari diversi per ciascun giorno.

Servizio “pulizia camera”: questo servizio permette di marcare la stanza come pulita/sporca e di commutarne lo stato sia dal pannello Receptionist della GUI, che telefonicamente tramite un codice di servizio dalla persona che effettua la pulizia della camera. Lo stato di pulizia di tutte le camere occupate viene automaticamente impostato al valore “sporca” durante la notte, per poi poter essere riportato a “pulita” in modo manuale.

Configurazione del Servizio

Il Modulo Hotel viene configurato nel pannello “Modulo Hotel” “Configurazione”. La visibilità del pannello e dei relativi tab è condizionata all’attivazione della Licenza. Il pannello di configurazione prevede quattro tab:

Lista Camere
Lista Template delle Camere
Valori predefiniti dei template delle camere
Impostazioni globali

Impostazioni globali

In questo pannello è possibile impostare il prefisso della selezione numerica da eseguire per impostare telefonicamente una stanza a pulita/sporca. Dall’interno di ciascuna camera è possibile quindi effettuare una chiamata a tale prefisso seguito dal numero 0 per marcare la stanza come pulita o dal numero 1 per marcare la stanza come sporca. Ad esempio nel caso di configurare come prefisso il codice *33, per marcare la stanza pulita è sufficiente chiamare la selezione *330 dal telefono della camera. All’abilitazione del servizio, nel piano di numerazione verrà esposta in modalità sola lettura la relativa selezione. L’altra opzione presente permette di abilitare o disabilitare il blocco delle chiamate dirette tra camere. Con il blocco attivo, non sarà possibile effettuare chiamate da una camera all’altra in modo diretto; le camere potranno comunque chiamare gli altri interni della centrale (o essere chiamate da questi) o altre selezioni del piano di numerazione.

Configurazione delle camere

La configurazione delle camere è effettuata in modo analogo a quanto viene fatto per la configurazione degli interni standard. Anche in questo caso è previsto un meccanismo di configurazione basato su template (o modelli) per gestire le impostazioni comuni a più camere, ed un pannello in cui specificare i valori predefiniti che saranno utilizzati ogni volta che viene creato un nuovo template di camera. Il flusso di lavoro quindi prevede prima di configurare i valori predefiniti dei template, quindi creare uno o più template di camere, ed infine creare le vere e proprie camere, con i relativi numeri di interno. Come per gli interni standard, anche a quelli delle camere è possibile assegnare uno o più account SIP, da utilizzare su uno o più terminali di camera; a differenza degli interni, non esiste una distinzione particolare per gli account SIP utilizzati negli interni delle camere, per cui prima di procedere alla creazione delle camere è possibile creare gli account necessari tramite il consueto pannello di gestione degli account SIP, nel menù “PBX” > “Interni ed account”. Come per gli interni, al fine di agevolare la creazione di un numero elevato di camere è possibile ricorrere alla procedura di importazione massiva mediante file XLS/CSV, utilizzando come modello il file disponibile cliccando sul link “Importazione massiva delle camere”.

Selezionando “Aggiungi nuova camera” è possibile aggiungere una camera alla lista e configurarla. Come indicato in precedenza, la configurazione delle camere ricalca la configurazione degli interni replicando il principio di configurazione mediante modelli (o template); i parametri disponibili per la configurazione delle camere sono un sottoinsieme di quelli degli interni standard. I parametri di configurazione di una camera sono:

Interno: numero telefonico associato alla camera;
Nome: Il nome della camera. Non necessariamente coincidente con il numero della camera, viene riportato insieme all’interno nella dashboard del receptionist;
Aggiungi account esistente/Crea account: Consente di associare all’interno uno o più account SIP precedentemente creati, o di crearne uno in linea alla configurazione della camera;
Template dell’interno: Indica il modello contenente i parametri di default da utilizzare per la tipologia di interno prescelta. Tutti gli attributi successivamente presenti nel pannello importano i valori di default ma è possibile sovrascriverli se necessario.

Le impostazioni successive sono ereditate dal template assegnato (modificabile dal pannello “Lista dei Template delle camere”, omologo a quello usato per i template degli interni standard) con possibilità di effettuare override per singola impostazione. In fase di creazione di un nuovo template di camera i valori di default sono inizializzati a quelli specificati nel pannello “Valori predefiniti dei template delle camere”. I parametri di configurazione della camera ereditabili da template sono:

Mostra nella rubrica locale: Abilita o disabilita la visualizzazione dell’interno nella rubrica degli interni;
Modalità di pubblicazione LDAP: Indica la modalità di pubblicazione dell’interno in LDAP tra le varie opzioni disponibili, in modo analogo a quanto previsto per gli interni;
Ente/Reparto: questi due attributi di configurazione sono utilizzati come parametri di filtraggio all’interno della dashboard Receptionist, nel quale vengono interpretati con l’etichetta “Edificio” e “Piano”;
Classe di instradamento in uscita standard e ristretta: come per gli interni, queste due classi determinano la tipologia (e l’instradamento) delle chiamate esterne permesse. Quando una camera si trova nello stato “libera” (quindi non occupata) viene assegnata al suo interno la classe ristretta mentre quando si trova nello stato “occupata” (e quindi è associata ad un ospite, a seguito di check-in) è possibile selezionare dal widget di gestione della camera quale delle 2 classi utilizza. In questo modo è possibile impedire le chiamate uscenti ai telefoni delle camere, anche se occupate, ed eventualmente sbloccarle su richiesta dell’ospite;
Limite chiamate contemporanee e livello di occupato: identici alle omonime impostazioni dell’interno, permettono di definire rispettivamente il numero massimo di chiamate contemporanee possibili per l’interno e il numero di chiamate in corso su un interno al raggiungimento del quale questo deve essere considerato occupato (e quindi un eventuale ulteriore tentativo di chiamata a tale interno terminerà con tale esito);
Trabocchi: come nel caso degli interni standard, indicano come deve essere gestita una chiamata destinata all’interno che termina per uno dei tre possibili esisti (non risposta, occupato, non disponibile) per ciascuna delle tre possibili origini (interna, esterna o trasferimento all’interno).

Servizio sveglia

La licenza del modulo Hotel include l’abilitazione del servizio sveglia. Prima di poter utilizzare il servizio sveglia all’interno del modulo Hotel è necessario effettuarne una preventiva configurazione, dal pannello “Applicazioni PBX” > “Servizio sveglia”. Il servizio sveglia permette di impostare una o più sveglie per ciascuna camera, sotto forma di data e ora. AL momento previsto KalliopePBX si occuperà di effettuare una o più chiamate verso l’interno della camera ed opzionalmente raccogliere la conferma di ricezione da parte dell’ospite.

La configurazione generale del servizio viene effettuata nel Tab “Impostazioni servizio sveglia”; queste includono:

L’abilitazione esplicita del servizio;
L’assegnazione di un Nome (che sarà utilizzato come Display Name per le chiamate effettuate dal servizio;
Il file audio da riprodurre all’ospite nel momento in cui risponde alla chiamata del servizio sveglia;

Oltre a queste impostazioni necessarie sono presenti altri parametri con cui personalizzare le modalità di fruizione del servizio. Queste sono:

Numero di tentativi di chiamata: è il numero massimo di chiamate che il PBX effettuerà verso l’interno per ciascuna sveglia impostata, nel caso in cui l’ospite non dia conferma di aver risposto. Come impostazione predefinita la semplice risposta alla chiamata costituisce conferma di risposta, ma è possibile richiedere la conferma mediante digitazione di un tasto prima o dopo la riproduzione del messaggio audio di sveglia;
Timeout: è il tempo per il quale viene fatto squillare l’interno di destinazione prima di considerare il tentativo di sveglia fallito. Il sistema ripeterà la chiamata un numero massimo di volte pari al valore impostato al punto precedente;
Richiedi conferma di risposta: prima di riprodurre il messaggio audio viene chiesto di premere il tasto 1. La mancata digitazione del tasto impedisce il proseguire della chiamata; in caso di riaggancio la sveglia viene considerata come “non confermata” ed un ulteriore tentativo di chiamata (se ve ne sono di residui) viene eseguito dalla centrale;
Richiedi conferma di ascolto: analogo al precedente, ma al termine della riproduzione del messaggio di sveglia (in questo caso viene chiesto di premere il tasto 9)

Al termine del numero di tentativi di chiamata senza che sia data conferma (secondo le modalità configurate esposte sopra) la sveglia risulterà “non risposta” e comparirà un avviso nella dashboard del receptionist a fini informativi. Tali avvisi potranno essere riscontrati (e quindi cancellati) dal receptionist dopo che questi abbia effettuato le necessarie azioni (chiamata manuale alla stanza, ecc.). I due tab presenti nel pannello “Lista di istanze di sveglie” e “Lista di istanze svegli terminate” contengono l’elenco delle sveglie attive e di quelle terminate. Il primo pannello contiene quelle programmate nel futuro, correntemente attive oppure terminate senza conferma di ricezione; il secondo pannello contiene invece l’elenco delle sveglie completate con risposta oppure quelle non risposte ma prese in carico manualmente dal receptionist (a seguito dell’annullamento dell’avviso sul pannello receptionist). In entrambi i casi per ciascuna sveglia è possibile visualizzare l’elenco completo degli eventi relativi a ciascun tentativo di chiamata con i relativi timestamp.

Pannello Receptionist

Questo pannello raccoglie tutte le camere e viene utilizzato dai receptionist dell’hotel per la gestione ordinaria delle camere e dei servizi relativi. E’diviso in due parti, la colonna di destra che contiene le notifiche per le sveglie non risposte dagli ospiti, l’area principale a sinistra in cui sono visualizzate in forma di matrice tutte le camere raggruppate in base agli attributi “edificio” e “piano” di collocazione. Gli avvisi di “sveglia non risposta” compaiono automaticamente nel momento in cui terminano senza successo tutti i tentativi di chiamata associati alla sveglia di una camera; l’avviso riporta il nome e numero della camera, e l’orario a cui la sveglia era programmata. Cliccando sulla X all’interno dell’avviso questo viene cancellato; parallelamente la sveglia corrispondente viene spostata dal pannello di quelle attive a quello delle sveglie terminate (vedi sezione precedente relativa al servizio sveglia). Ciascuna camera configurata nella centrale compare all’interno della sezione di sinistra della dashboard sotto forma di widget (o riquadro); il colore del widget indica lo stato di occupazione della camera: una camera “verde” è libera mentre una camera “rossa” è occupata da un ospite. In quest’ultimo caso i 4 campi testuali presenti all’interno del riquadro della camera indicano nell’ordine:

Il nominativo dell’ospite (o degli ospiti);
Eventuali note associate alla camera;
La prima sveglia programmata per quella camera;
Il costo complessivo delle chiamate effettuate dalla camera a partire dall’istante di check-in al momento attuale (disponibile a partire dal firmware 4.9.6).

La barra superiore permette di applicare in tempo reale un filtraggio nella visualizzazione delle camere in base a:

Edificio e/o piano;
Stato di pulizia;
Corrispondenza di un testo libero sui campi “nominativi ospiti” e “note” della camera;
All’interno del widget è infine presente un pulsante con l’icona di un’aspirapolvere; questo pulsante ha la duplice funzione di indicare e poter commutare lo stato di pulizia della camera.

In caso di camera sporca il pulsante è acceso (in colore giallo); cliccando sul bottone il receptionist ha inoltre la possibilità di commutare lo stato da “sporca” a “pulita” e viceversa. Lo stato di pulizia delle camere è aggiornato ogni 10 secondi; una eventuale modifica dello stato mediante codice telefonico dalla stanza si riflette in tempo praticamente reale sullo stato visualizzato sul pannello.

Cliccando all’interno del widget di una camera si accede al pannello di stato di dettaglio, in cui è possibile eseguire le operazioni di check-in e check-out e visualizzare in modo più esteso i dati della stanza.

Selezionando una stanza libera è possibile effettuare il check-in cliccando sul pulsante omonimo; in fase di check-in è necessario indicare il nominativo di almeno un ospite della camera, ma è possibile aggiungere anche i nominativi degli ospiti addizionali, così come eventuali note testuali. Contestualmente al check-in si può scegliere quale delle due classi di abilitazione (alle chiamate esterne) attribuire alla camera; tale impostazione è poi modificabile in seguito tornando nel pannello di dettaglio della camera.

In maggior dettaglio, durante l’operazione di check-in è possibile inserire i seguenti dati associati alla camera:

Intestatario (obbligatorio): nome della persona a cui è intestata la camera. È possibile aggiungere ospiti addizionali selezionando “Aggiungi addizionale”. In fase di filtraggio delle camere dalla dashboard, la ricerca a testo libero opera su tutti i nominativi inseriti.
Sveglie: Data e ora a cui impostare la sveglia per la stanza se richiesta dall’intestatario. È possibile aggiungere una o più sveglie selezionando aggiungi. Questo servizio può essere impostato soltanto dall’operatore.
Chiamate esterne: abilitare le chiamate esterne dalle camere con classe standard o ristretta. Questo servizio prevede la generazione di un reporter dettagliato delle chiamate effettuate dal telefono di una camera a partire dal momento del check-in comprensivo del costo calcolato a partire dalla durata in base ad una specifica tariffa, configurabile.
Note: testo libero, permette di inserire dei promemoria. In fase di filtraggio delle camere dalla dashboard, la ricerca a testo libero opera anche sul contenuto di questo campo.

Completata la configurazione, cliccando su “Salva” viene effettuato il check-in (il widget passa da verde a rosso), ed il relativo timestamp viene associato alla camera per il calcolo della competenza delle chiamate. Oltre a queste impostazioni, nel pannello di dettaglio della camera è possibile visualizzare lo stato di pulizia della camera e (dal firmware 4.9.6) il conteggio cumulativo del costo delle chiamate effettuate dall’interno della camera a partire dall’istante di check-in fino all’istante corrente. Selezionando invece una stanza occupata, è possibile cliccare sul pulsante “Check out” per eseguire l’azione corrispondente (previa conferma), a seguito della quale lo stato della camera torna a disponibile (“libera”).

Lista Storico Prenotazioni

In questo pannello è possibile visualizzare lo storico delle prenotazioni per ogni singola camera, visualizzando data ed ora del check-in e check-out, nome degli ospiti ed eventuali note. Per ogni camera è inoltre possibile scaricare il report XLSX con l’elenco delle chiamate effettuate dagli ospiti di quella camera all’interno del periodo di occupazione. Il pannello contiene sia le occupazioni correnti (per le quali quindi il timestamp di check-out è vuoto che quelle passate. Le informazioni relativi agli ospiti e le note presenti al momento del check-out vengono salvate nello storico prenotazioni.

Documentazione addebiti (Servizio Billing)

Il servizio di Documentazione Addebiti presente su KalliopePBX (attualmente disponibile come componente inclusa nella licenza del Modulo Hotel), permette il calcolo dei costi delle chiamate effettuate da ogni interno associato ad una camera, tramite la definizione di un profilo di costo differenziabile in base alla destinazione (con un certo prefisso, numeri esatti, tutti gli altri numeri) ed alla linea di uscita utilizzata. Per maggiori informazioni clicca qui