Kalliope Hotel

Modulo Hotel

Il modulo Hotel è un add-on di KalliopePBX, attivabile tramite apposita licenza, che offre un set di funzioni specifiche per l’hospitality. Le funzioni incluse sono:

• Pannello receptionist: questo pannello è utilizzato dai receptionist dell’hotel per la gestione ordinaria delle camere e dei servizi relativi, inclusi lo stato di occupazione, il nome dell’ospite, eventuali annotazioni e la prossima tra le sveglie impostate. Per ciascuna stanza è possibile accedere ad un pannello di stato di dettaglio, in cui visualizzare in modo più esteso i dati della stanza ed effettuare le operazioni relative (attivazione di una sveglia, check-in/check-out, impostazione del nominativo dell’ospite principale, ecc.)

• Servizio check-in/check-out: questo servizio modifica lo stato di occupazione di una determinata camera da “libera” a “occupata” e viceversa. Gli eventi di cambio stato sono marcati temporalmente e vengono utilizzati per generare il rapporto di documentazione addebiti per le chiamate effettuate dal telefono della camera, in accordo alle tariffe configurate (disponibile a partire dal firmware 4.9.6). È possibile inoltre differenziare l’accesso ai servizi telefonici in ciascuno degli stati “libera” e “occupata” della camera, utilizzando il meccanismo delle Classi di abilitazione.

• Servizio sveglia: questo servizio permette di generare una chiamata ad un orario predeterminato verso l’interno associato ad una camera; il riscontro da parte dell’ospite può avvenire semplicemente rispondendo alla chiamata, oppure mediante conferma esplicita prima o dopo l’ascolto del messaggio di sveglia; in caso di mancata conferma, il sistema può ripetere la chiamata più volte, secondo la configurazione effettuata per il servizio. La programmazione della sveglia può essere effettuata via web tramite il pannello receptionist; Per ciascuna camera possono essere attive più sveglie, anche ad orari diversi per ciascun giorno.

• Servizio “pulizia camera”: questo servizio permette di marcare la stanza come pulita/sporca e di commutarne lo stato sia dal pannello Receptionist della GUI, che telefonicamente tramite un codice di servizio dalla persona che effettua la pulizia della camera. Lo stato di pulizia di tutte le camere occupate viene automaticamente impostato al valore “sporca” durante la notte, per poi poter essere riportato a “pulita” in modo manuale.

Configurazione del Servizio

Il Modulo Hotel viene configurato nel pannello “Modulo Hotel” “Configurazione”. La visibilità del pannello e dei relativi tab è condizionata all’attivazione della Licenza. Il pannello di configurazione prevede quattro tab:

• Lista Camere
• Lista Template delle Camere
• Valori predefiniti dei template delle camere
• Impostazioni globali

Impostazioni globali

In questo pannello è possibile impostare il prefisso della selezione numerica da eseguire per impostare telefonicamente una stanza a pulita/sporca. Dall’interno di ciascuna camera è possibile quindi effettuare una chiamata a tale prefisso seguito dal numero 0 per marcare la stanza come pulita o dal numero 1 per marcare la stanza come sporca. Ad esempio nel caso di configurare come prefisso il codice *33, per marcare la stanza pulita è sufficiente chiamare la selezione *330 dal telefono della camera. All’abilitazione del servizio, nel piano di numerazione verrà esposta in modalità sola lettura la relativa selezione. L’altra opzione presente permette di abilitare o disabilitare il blocco delle chiamate dirette tra camere. Con il blocco attivo, non sarà possibile effettuare chiamate da una camera all’altra in modo diretto; le camere potranno comunque chiamare gli altri interni della centrale (o essere chiamate da questi) o altre selezioni del piano di numerazione.

Configurazione delle camere

La configurazione delle camere è effettuata in modo analogo a quanto viene fatto per la configurazione degli interni standard. Anche in questo caso è previsto un meccanismo di configurazione basato su template (o modelli) per gestire le impostazioni comuni a più camere, ed un pannello in cui specificare i valori predefiniti che saranno utilizzati ogni volta che viene creato un nuovo template di camera. Il flusso di lavoro quindi prevede prima di configurare i valori predefiniti dei template, quindi creare uno o più template di camere, ed infine creare le vere e proprie camere, con i relativi numeri di interno. Come per gli interni standard, anche a quelli delle camere è possibile assegnare uno o più account SIP, da utilizzare su uno o più terminali di camera; a differenza degli interni, non esiste una distinzione particolare per gli account SIP utilizzati negli interni delle camere, per cui prima di procedere alla creazione delle camere è possibile creare gli account necessari tramite il consueto pannello di gestione degli account SIP, nel menù “PBX” > “Interni ed account” Come per gli interni, al fine di agevolare la creazione di un numero elevato di camere è possibile ricorrere alla procedura di importazione massiva mediante file XLS/CSV, utilizzando come modello il file disponibile cliccando sul link “Importazione massiva delle camere”.

Selezionando “Aggiungi nuova camera” è possibile aggiungere una camera alla lista e configurarla. Come indicato in precedenza, la configurazione delle camere ricalca la configurazione degli interni replicando il principio di configurazione mediante modelli (o template); i parametri disponibili per la configurazione delle camere sono un sottoinsieme di quelli degli interni standard. I parametri di configurazione di una camera sono:

• Interno: numero telefonico associato alla camera
• Nome: Il nome della camera. Non necessariamente coincidente con il numero della camera, viene riportato insieme all’interno nella dashboard del receptionist
• Aggiungi account esistente/Crea account: Consente di associare all’interno uno o più account SIP precedentemente creati, o di crearne uno in linea alla configurazione della camera
• Template dell’interno: Indica il modello contenente i parametri di default da utilizzare per la tipologia di interno prescelta. Tutti gli attributi successivamente presenti nel pannello importano i valori di default ma è possibile sovrascriverli se necessario.

Le impostazioni successive sono ereditate dal template assegnato (modificabile dal pannello “Lista dei Template delle camere”, omologo a quello usato per i template degli interni standard) con possibilità di effettuare override per singola impostazione. In fase di creazione di un nuovo template di camera i valori di default sono inizializzati a quelli specificati nel pannello “Valori predefiniti dei template delle camere”. I parametri di configurazione della camera ereditabili da template sono:

• Mostra nella rubrica locale: Abilita o disabilita la visualizzazione dell’interno nella rubrica degli interni
• Modalità di pubblicazione LDAP: Indica la modalità di pubblicazione dell’interno in LDAP tra le varie opzioni disponibili, in modo analogo a quanto previsto per gli interni
• Ente/Reparto: questi due attributi di configurazione sono utilizzati come parametri di filtraggio all’interno della dashboard Receptionist, nel quale vengono interpretati con l’etichetta “Edificio” e “Piano”
• Classe di instradamento in uscita standard e ristretta: come per gli interni, queste due classi determinano la tipologia (e l’instradamento) delle chiamate esterne permesse. Quando una camera si trova nello stato “libera” (quindi non occupata) viene assegnata al suo interno la classe ristretta mentre quando si trova nello stato “occupata” (e quindi è associata ad un ospite, a seguito di check-in) è possibile selezionare dal widget di gestione della camera quale delle 2 classi utilizza. In questo modo è possibile impedire le chiamate uscenti ai telefoni delle camere, anche se occupate, ed eventualmente sbloccarle su richiesta dell’ospite
• Limite chiamate contemporanee e livello di occupato: identici alle omonime impostazioni dell’interno, permettono di definire rispettivamente il numero massimo di chiamate contemporanee possibili per l’interno e il numero di chiamate in corso su un interno al raggiungimento del quale questo deve essere considerato occupato (e quindi un eventuale ulteriore tentativo di chiamata a tale interno terminerà con tale esito)
• Trabocchi: come nel caso degli interni standard, indicano come deve essere gestita una chiamata destinata all’interno che termina per uno dei tre possibili esisti (non risposta, occupato, non disponibile) per ciascuna delle tre possibili origini (interna, esterna o trasferimento all’interno).