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Audio conference service

N.B.: The audio conference service has greatly changed starting from firmware version 4.7.12, which introduces "dial-out" mode and a web panel for supervising and monitoring an audio conference room in real time, displaying the status of the participants and execute management actions such as expelling or inviting participants, disabling audio input for one or more participants, etc.

The audio conference service provided by KalliopePBX lets you configure multiple rooms with different settings, which can be independently managed and monitored by individual PBX users (including those without admin privileges).

For each conference room, you can enable "dial-in" and/or "dial-out" access.

With "dial-in" access, participants access the service by calling a give number and join the conference room after inserting an access PIN (sent through DTMF tones).

Conference rooms can be accessed in different modes:

access with interactive room selection: the audio conference service is associated to a code in the numbering plan (802 by default); when a user calls this code from an extension, an automated message will play prompting them to insert the number of the room to which they wish to connect. Based on the configuration of the room in question, they may then be prompted to insert an access PIN.
direct access to a specific room: the user makes a call to the selection associated to the service followed by the room number (e.g. 8021234, where 802 is the service code and 1234 is the room number). Based on the configuration of the room in question, they may then be prompted to insert an access PIN.

In both these cases, you can allow rooms to be accessed by external callers as well by directing DID on inbound lines or forwards (in the numbering plan, through IVR menus, or from other telephone entities) towards the "Audio Conference Service" and selecting "Ask for room number" or one of the existing rooms.

With "dial-out" access, the PBX will call the configured participants when the room is opened from the GUI.

A room can be configured to have both "dial-in" and "dial-out" participants; a web panel allows the room manager to monitor the status of the room and its participants, with the option to execute management actions such as muting and unmuting one or more participants, expelling a participants from the room, or closing the room (consequently expelling all participants).

Room configuration

Conference rooms are configured in two phases. In the first phase the room is defined by assigning it an identity (i.e. a room number) and settings certain accessory parameters. The second phase concerns the operational settings. In this phase you can set the access mode of the room (dial-in and/or dial-out), set the behavior when a new participant joins the room (e.g. whether of not to require an access PIN) or configure a list of internal or external contacts that the PBX should call when a room with dial-out access is opened.

Creating and configuring an audio conference room

This service can be configured in the "PBX applications" -> "Audio conference service" page. the panel shows the list of existing rooms with their main attributes. To add a new room or edit and existing one you will need to acquire a lock.

To edit an existing room, click on the pencil icon; to add a new one click on "Add new room" above the list of rooms. In both cases a new page will open, in which you will need to set the following parameters:

General settings

Enabled: click the checkbox to enable or disable to room. If a room is disabled it cannot bu used, but its configuration will remain.
Number: the primary ID of the room. Must be numeric. It is used by the system to identify the room, for rooms with dial-in access this is the number that participants must dial when prompted by the automated message or immediately following the service code.
Name: the name assigned to the room. It does not have an operational use; it is used in selection menus when configuring forwards to the room.

Dial-out settings

These settings are needed if you wish the room to have dial-out access. If the room only has dial-in access, these parameters do not need to be set.

The two parameters are identity and outbound routing class and are used by the PBX when calling external numbers. The outbound routing class is used to determine the routing of the call, while the identity is used to set the calling number.

Users enabled to edit the operational settings

This is a list of users who, independently of the permissions given by their role, can edit the operational settings of the room. These settings include the access PIN, the wait music played when only one participant is present, dial-in and dial-out settings. These privileges to not include monitoring and piloting in real time, which can be assigned to different users.

Operational configuration

Once a room has been created you can edit its operational settings by selecting the "Room operational configuration" tab, which lists the existing rooms with a summary of their main operational parameters.

Each room can be "closed" or "open". The operational settings of a room can only be edited (by clicking on the pencil icon at the end of the row) when the room is closed. A room can be opened in two modes, manual and automatic.

In manual mode, a room is opened by an enabled user (see below) by clicking on the corresponding button beside the edit button. Automatic mode is only available for rooms with dial-in access, and happens when any extension joins the room.

The operational configuration page is divided into various sections; the first contains the general settings, which are:

Language: the language of the various audio prompts (e.g. the PIN request or the message played when a new user joins the room).
Admin PIN: the PIN required to enter the room as an admin; note that there may be multiple admins in a single room. if the corresponding flag is enabled, when all admins have left the room all participants will be automatically expelled.
PIN: the access PIN required to enter the room as a standard participant.
Announcements enabled: if this flag is enabled, users who enter the room will be required to say their name so that their arrival and departure can be announced to the other participants.
Expel users when the last admin leaves the room: if this flag is enabled, all participants will be automatically expelled once every admin has left the room.
Enable mixing optimization: optimize performance and audio quality by not transmitting audio from silent participants (Silence Suppression, or Talker Optimization) through the use of VAD (Voice Activity Detection). If enabled, background noise will be reduced, but some brief clipping may occur when a user begins talking, as typical with VAD, since the PBX will need to determine that the audio has exceeded a certain intensity threshold before the user is considered active. Mixing optimization does not significantly impact system performance since any gains from having to decode and mix fewer audio streams are balanced out by the load required by VAD, while the greater part of the performance is due to codifying the resulting audio stream for all participants, which is independent of the number of active participants.
Wait music file: you can set the room to play wait music when only one participant is present; click on "Choose file" to select the audio file you wish to use.

La sezione Dial-in contiene solo la casella di spunta per l'abilitazione del servizio Dial-in; se si disabilita la modalità Dial-in non sarà più possibile accedere alla stanza effettuando una chiamata al servizio di Audioconferenza, ma si dovrà essere chiamati da essa, nella modalità Dial-out.

La sezione Dial-out raccoglie le impostazioni relative alla modalità omonima, in cui è il Kalliope ad effettuare le chiamate verso i partecipanti configurati, unendoli alla conferenza nel momento della risposta. I parametri configurabili sono:

Abilitazione Dial-out: flag che determina se la modalità Dial-out è abilitata per questa stanza. Per poter utilizzare la modalità Dial-out con partecipanti esterni è necessario che nel pannello di configurazione della stanza siano state assegnate l'identità e la classe di instradamento di uscita da utilizzare per effettuare la chiamata uscente. In caso contrario non sarà possibile per la stanza effettuare chiamate verso i numeri esterni
Numero massimo di tentativi di chiamata per partecipante: indica il numero massimo di tentativi di chiamata che possono essere effettuati per ciascun partecipante; una chiamata da parte della stanza verso uno dei partecipanti può difatti fallire per vari motivi (utenza occupata, o momentanemanete non raggiungibile, oppure utente che non accetta la chiamata). Nel momento in cui una chiamata fallisce (nel caso in cui la politica di invito di quel partecipante sia "automatica, con ripetizione") il sistema può effettuare un nuovo tentativo di chiamata, fino al raggiungimento del numero massimo qui configurato
Abilita riproduzione file audio stanza completa/incompleta e realtivi pulsanti di selezione dei file: nel caso di utilizzo della stanza in modalità Dial-out, è possibile iniettare nella stanza un file audio differente nel caso in cui la stanza sia "completa" o "incompleta"; lo stato di completezza della stanza è valutato dal Kalliope in base alla presenza nella stanza di tutti i partecipanti Dial-out marcati come "obbligatori". Questa funzione può essere utile, in caso di stanze non supervisionate, per far sapere ai presenti nella stanza se manca qualcuno tra i partecipanti la cui presenza è marcata come richiesta.

A seguire è presente un elenco dei partecipanti Dial-out, che saranno quindi contattati dalla centrale in base alla rispettiva politica di invito nella stanza. Per aggiungere un partecipante si clicca sull'icona + (Aggiungi partecipante); viene inserita una nuova riga nella lista con cui specificare il partecipante, che può essere un interno del PBX (tipo "Interno") o un numero esterno ("Esterno"); nel primo caso il campo "Contatto" è una lista da cui selezionare uno degli interni della centrale, mentre nel secondo caso nel campo "Contatto" deve essere inserito il numero esterno da chiamare (privo del prefisso di impegno linea esterna). In quest'ultimo caso è possibile specificare anche il nome del partecipante, che sarà mostrato nel pannello di supervisione e gestione della stanza, quando questa è aperta. Per ciascun partecipante Dial-out è possibile scegliere una diversa politica di invito nella stanza, tra le 3 possibili: Automatica con o senza ripetizione, oppure manuale. I dettagli di funzioanmento delle tre politiche sono spiegate in seguito, nella sezione di descrizione del funzionamento del pannello di supervisione e gestione della stanza.

La politica di invito automatico prevede che la stanza effettui le chiamate verso i relativi partecipanti, in modo automatizzato a partire dal momento in cui l'utente che sta gestendo la stanza (che deve essere precedentemente messa nello stato "Aperto") effettui l'avvio del meccanismo di invito. Le chiamate vengono effettuate in modo parallelo; nel caso di partecipanti esterni, al momento della risposta il sistema si deve assicurare che la chiamata sia stata risposta da una persona e nno da un servizio automatico (messaggi di cortesia, o caselle vocali), per cui viene richiesta l'accettazione della chiamata mediante digitazione del tasto "1". In caso di ricezione del tono, la centrale inserisce il partecipante in conferenza, altrimenti si comporta come se la chiamata non sia stata risposta, e dopo un timeout la abbatte. In caso di fallimento di una chiamata, se la politica di invito per quel partecipante è "Automatica senza ripetizione", lo stato del partecipante viene impostato a "Fuori stanza", e se è marcato come "obbligatorio" si attiva (se abilitata) la riproduzione del file audio di stanza incompleta. Se la politica è invece "Automatica con ripetizione", il sistema effettuerà ulteriori tentativi fino al raggiungimento del numero massimo configurato per la stanza. Nel caso di politica di invito "Manuale", il partecipante non viene chiamato dalla centrale all'avvio del meccanismo di invito, ma deve essere comandata singolarmente per ciascuno di essi l'esecuzione della chiamata. Questa modalità di invito è sempre singola; in caso di fallimento un successivo tentativo può essere effettuato solo comandando manualmente una nuova chiamata.

L'ultima sezione del pannello permette di definire gli utenti che sono autorizzati ad effettuare le operazioni di supervisione e gestione della stanza, in aggiunta a quelli abilitati alla configurazione operativa (per ruolo - per i quali è necessaria l'abilitazione in scrittura - o perché specificati nel pannello di configurazione della stanza). NOTA: gli interni associati agli utenti che sono abilitati alla gestione della stanza possono entrare nella stessa in modalità dial-in (se abilitata), come amministratori, senza necessità di digitare il PIN

Gli utenti abilitati alla gestione della stanza visualizzeranno nella GUI il pulsante "Apri stanza" (icona play) per comandare l'apertura manuale della stanza (se chiusa) o il pulsante "Visualizza stato e gestisci stanza" (lente) per accedere al pannello di supervisione e gestione (se aperta).

Supervisione e gestione della stanza

Ciascuna stanza di conferenza può trovarsi, ad un dato istante, in uno di questi tre stati: "chiusa", "aperta", "aperta e attiva". Il passaggio tra questi 3 stati può avvenire in modo automatico o manuale, secondo una specifica macchina a stati.

Come indicato in precedenza, l'apertura di una stanza di conferenza può avvenire in modalità manuale o automatica. In modalità manuale, uno degli utenti abilitati alla sua gestione ne comanda esplicitamente l'apertura cliccando sul pulsante "Apri stanza" (icona play) Nel caso di stanza abilitata alla modalità dial-in, la stanza viene automaticamente aperta nel momento in cui un interno vi entra. In entrambi i casi, l'icona di stato presente nel pannello di configurazione operativa delle stanze si trasforma in una lente, e viene inibita la possibilità di apportare modifiche alla configurazione operativa; per poter apportare modifiche alla configurazione operativa della stanza è necessario prima chiuderla (entrando nel pannello di gestione della stessa). Lo stato "aperta e attiva" (o più brevemente "attiva") indica che per quella stanza è attivo il servizio di invito dial-out dei partecipanti (per quelli caratterizzati da una politica di invito automatico)

L'utente, cliccando sull'icona "Visualizza stato e gestisci stanza" accede al pannello di supervisione e gestione della stessa, suddiviso in 3 sezioni.

Nella prima sezione ("Informazioni stanza") sono riportati il nome ed il numero della stessa, ed il relativo stato, che può essere "Aperta" o "Attiva"; nel primo caso la stanza è operativa ma gli inviti automatici sono arrestati, mentre nel secondo caso la centrale si occupa di effettuare le chiamate automatiche verso i partecipanti con politica di invito automatico, e di ripetere l'invito nel caso in cui uno di tali partecipanti esca per qualsiasi motivo. Accanto allo stato è presente un pulsante a forma di X che permette di espellere tutti i partecipanti e tornare allo stato di stanza "chiusa".

La seconda sezione ("Dial-out") riporta le informazioni di stato relative a questa modalità della stanza, ed i pulsanti utilizzabili per comandarne le operazioni. Il primo flag "Dial-out automatico" indica se la funzione di invito automatico dei partecipanti è attiva o inattiva; in caso di servizio di invito inattivo, è possibile avviarlo cliccando sull'icona "Play" adiacente; in caso di servizio attivo, il pulsante "Stop" permette di espellere tutti i partecipanti e arrestare il meccanismo di invito automatico.

L'indicatore di stato seguente indica se la stanza è completa o incompleta, in base alla presenza dei partecipanti che sono marcati come obbligatori. Se anche uno solo dei partecipanti obbligatori si trova fuori dalla stanza (salvo che sia stato messo in stato "Sospeso" - vedi sotto per gli stati possibili dei partecipanti alla stanza) allora la stanza è considerata incompleta, altrimenti è nello stato completa. In ciascuno dei due stati può essere riprodotto un file audio di sottofondo nella stanza di conferenza per informare i partecipanti della condizione.

Nella parte bassa del pannello è presente la lista dei partecipanti alla stanza di conferenza, in forma di tabella; per ciasun partecipante si hanno le seguenti informazioni ed un set di azioni effettuabili (in funzione della natura e dello stato del partecipante):

Nome: Identità dell'interno oppure nome assegnato in fase di aggiunta del partecipante alla stanza
Selezione: Numero dell'interno, oppure numero esterno
Politica di chiamata: modalità con la quale il partecipante viene inserito nella stanza di conferenza. Nel caso di partecipanti dial-out, la politica può essere manuale o automatica (con 1 singolo tentativo di chiamata, oppure con ripetizione fino al numero massimo di tentativi configurati per la stanza). In questa lista compaiono anche gli eventuali partecipanti dial-in, che quindi sono entrati nella stanza chiamando il servizio di audioconferenza, selezionando la stanza e digitando il relativo PIN. A questi utenti risulta associata la modalità manuale.
Richiesto: flag che indica se la presenza del partecipante è obbligatoria per la valutazione dello stato di completezza della stanza. Gli utenti dial-in hanno sempre questo flag disabilitato
Dinamico: flag che indica se il partecipante è configurato in modo statico come appartenente alla stanza (partecipante dial-out definito nella pagina di configurazione operativa della stanza) oppure se è presente solo in modo temporaneo. Un partecipante può essere presente in via temporanea in due casi: se si tratta di partecipante dial-in, oppure se viene aggiunto dinamicamente mediante il pulsante "Aggiungi partecipante dial-out" presente nella sezione "Dial-out" precedente. In caso di chiusura di una stanza, tutti i partecipanti temporanei vengono cancellati, ed una successiva apertura vedrà quindi come partecipanti i soli utenti configurati staticamente; in caso di apertura automatica della stanza a seguito di ingresso di un utente dial-in, allora anche tale utente sarà presente in modalità "Dinamica".
Direzione: indica se il partecipante è di tipo dial-out o dial-in. In caso di utente dial-in, se questo chiude la conversazione o se viene espulso da GUI, oppure se la stanza viene arrestata senza essere chiusa, questo rimane nella lista dei partecipanti. E' possibile cliccare sull'icona della cornetta telefonica presente nella colonna "Azioni" per farlo chiamare dalla stanza di audioconferenza, di fatto trasformandolo in partecipante dial-out dinamico ad invito manuale.
Stato: ciascun partecipante può trovarsi in uno dei seguenti stati:
- Fuori dalla stanza: l'utente non sta partecipando alla conferenza; è la condizione iniziale quando la stanza è aperta ma non ancora attiva (quindi gli inviti automatici sono disabilitati).
- Nella stanza: l'utente è all'interno della stanza e partecipa all'audioconferenza.
- Invitato: il KalliopePBX sta effettuando la chiamata verso il partecipante per inserirlo nella stanza. L'esito di questo tentativo di chiamata può essere negativo (utente occupato, non risponde, non accetta l'inserimento) nel qual caso il sistema può ripetere il tentativo di chiamata (se il partecipante ha una politica di invito automatica con ripetizione, e non sono stati esauriti i tentativi configurati) oppure marcare l'utente come "Fuori dalla stanza". Se invece la chiamata ha esito positivo (l'utente riceve la chiamata e accetta l'inserimento nella stanza) allora questo passa nello stato "Nella stanza".
- Sospeso: questo stato esclude temporaneamente un partecipante dalla stanza, ne sospende gli inviti e lo esclude dal computo dei partecipanti che concorrono alla valutazione di completezza della stanza.

Le azioni disponibili per ciascun partecipante riguardano la sua partecipazione alla stanza e l'abilitazione o disabilitazione del suo microfono. Le azioni disponibili dipendono dallo stato dell'utente:

se l'utente si trova nello stato "Fuori dalla stanza" ed ha una politica di invito manuale, oppure la stanza ha il servizio di invito non attivo, oppure ancora il servizio di invito è attivo ma sono terminati tutti i tentativi di invito per questo utente, sono disponibili le azioni "Invita" (cornetta) e "Sospendi" (icona stop). La prima azione effettua la chiamata verso la selezione dell'utente per inserirlo nella stanza (con eventuali ripetizioni in caso di insuccesso, se previsto per questo utente); la seconda lo porta nello stato "Sospeso".
se l'utente si trova nello stato "Sospeso" è disponibile l'azione "Invita", che causa l'esecuzione di una chiamata verso la selezione dell'utente per inserirlo nella stanza (con le eventuali ripetizioni, come indicato sopra).
se l'utente di trova nello stato "Nella stanza" è disponibile l'azione "Riaggancia" che abbatte la chiamata di questo utente e, nel caso in cui l'utente abbia politica di chiamata automatica, ne sospende l'esecuzione, per evitare che venga nuovamente reinserito in conferenza).

E' inoltre possibile andare a comandare il "mute" (disabilitazione del microfono) per i partecipanti che si trovano nella stanza, singolarmente o per tutti i partecipanti; nel primo caso la commutazione dello stato del microfono si effettua cliccando sull'icona a forma di microfono presente nella colonna "Azioni", mentre per agire su tutti i partecipanti si utilizzano i due pulsanti presenti sopra la lista dei partecipanti (e che riportano le voci "Disabilita tutti i microfoni" e "Abilita tutti i microfoni").